In diesem Beitrag stelle ich dir 4 Möglichkeiten vor, wie du den technischen Fortschritt für dich nutzt und die Digitalisierung deiner Buchhaltung Schritt für Schritt vorantreibst:
- Vorerfassung von E-Rechnungen in einfachen Rechnungsbüchern
- Vorbereitende Buchführung in Tools mit begrenztem Kontenrahmen
- Selbstbucher in Buchhaltung mit vollumfänglichen Kontenrahmen
- Vollintegriertes System für ein leistungsfähiges Rechnungswesen
Studien belegen die vielen Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Daher lohnt die Mühe einer Umstellung deiner Buchhaltung in jedem Fall.
Unter Berücksichtigung deiner technischen Affinität und dem jeweiligen Digitalisierungsgrad deines Unternehmens ist daher eine der vier hier vorgestellten Stufen für dich die richtige.
Dies gilt insbesondere für Unternehmer, die im Leistungsaustausch mit anderen inländischen Unternehmern stehen (inländische B2B-Umsätze) und ab 2025 gesetzlich verpflichtet sind, die „neue“ elektronische Rechnung in strukturierter Form zu verwenden.
Verwenden heißt in diesem Fall elektronisch entgegennehmen, auf Richtigkeit prüfen und zur Zahlung freigeben, in der Buchhaltung sachgerecht verarbeiten, in einer elektronischen Ablage während der gesetzlichen Frist aufbewahren, nach Ablauf der Frist löschen oder lange Zeit archivieren zu können.
Unternehmer, die im grenzüberschreitenden Leistungsaustausch mit ausländischen Unternehmern stehen (ausländische B2B-Umsätze) sollten aus wirtschaftlichen und praktischen Gründen die Verwendung der „neuen“ elektronischen Rechnung in strukturierter Form in Betracht ziehen.
Gleiches gilt für Unternehmer, zu deren Kunden vorwiegend Verbraucher zählen (inländische B2C-Umsätze), auch hier empfiehlt sich die Verwendung der „neuen“ elektronischen Rechnung in strukturierter Form, aus wirtschaftlichen und praktischen Gründen.
Inhaltsverzeichnis
Neue E-Rechnung digitalisiert die Geschäftswelt
Die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze sind mit Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) neu gefasst worden.
Die Einführung der E-Rechnung in strukturierter Form zum 1. Januar 2025 stellt einen wesentlichen Baustein zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs dar.
Das BMF plant hierzu, in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder ein BMF-Schreiben zu veröffentlichen. Der Entwurf wurde am 13. Juni 2024 den Verbänden mit der Gelegenheit zu einer Stellungnahme übersandt. Eine Stellungnahme hierzu wird über die Verbände erfolgen. Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreiben ist für den Beginn des IV. Quartals 2024 geplant.
Viele Softwarehersteller stellen aktuell bereits gute Lösungsansätze vor, die bis Anfang des kommenden Jahres verfeinert und um interessante Features ergänzt werden.
Damit die Verwendung der E-Rechnung wie vom Gesetzgeber gewünscht auch gelingt, solltest du nun alle Prozesse und Abläufe in deiner Buchhaltung auf den verschiedenen Ebenen prüfen und mit deinem Steuerberater überlegen, wie die Digitalisierung deiner Buchhaltung Schritt-für-Schritt vorangetrieben werden könnte.
Behalte deine Daten im Zu-Griff!
Gesetzgeber und Finanzbehörden gehen zu Recht davon aus, dass die Hoheit über deine Daten (Datenhoheit) und dein Belegwesen (Dokumentenmanagement) bei Dir und die Verantwortung für deine Buchhaltung (Rechnungswesen) in deinen Händen liegt:
Ob als Freelancer, Selbstständiger oder Unternehmer:
Du solltest ein starkes eigenes Interesse daran haben, deine Buchhaltung nebst aller Daten und Informationen – wörtlich – „im Zu-Griff „ zu behalten.
Und zwar so lange, wie die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Daten und Dokumenten sowie der Datenzugriff durch die Finanzverwaltung es von dir verlangen oder du es für sinnvoll erachtest.
Die ist nicht zuletzt auch eine Frage von Datenschutz und Datensicherheit und folgerichtig eine Frage von unternehmerischer Verantwortung.
Es ist auch eine Frage von Zeit und Geld: Wer sich dieser Entwicklung heute verschließt, wird sich morgen aus dem Geschäftsleben verabschieden.
Ordentliche Kaufleute als Vorbild
Orientierung bietet das Bild der ordentlichen Kaufleute, die jederzeit Auskunft über die Lage ihres Unternehmens geben können.
Hierzu dienen ihnen verschiedene Bücher, die sie zu führen (Buchführung) verpflichtet sind.
In deiner Ausbildung hast du sicher schon einmal die Begriffe Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch, Wareneingangs- und Warenausgangsbuch, aber auch Kassenbuch und Kontokorrentbuch gehört?
Richtig, wie die Namen vermuten lassen, werden in diesen Büchern alle Geschäftsvorfälle zeitnah, vollständig, richtig und zein chronologischer Reihenfolge erfasst, damit später nichts vergessen werden kann.
In den Rechnungsbüchern wie auch den Warenbüchern lassen sich die Leistungsprozesse und Ressourceneinsatz nachvollziehen.
Kontoauszüge und Kassenbücher dokumentieren die zugehörigen Zahlungsflüsse und Kontokorrentbücher bzw. offene Postenlisten (Opos) geben Aufschluss über Forderungen und Verbindlichkeiten.
Es liegt eigentlich auf der Hand, dass diese Informationen für jeden Unternehmer von besonderer Bedeutung sind.
Umso überraschter bin ich über das häufige Fehlen aussagekräftiger Grundaufzeichnungen in den Unternehmen, wenn wir ein Mandat erhalten und beginnen, den Mandantsumfang zu beschreiben.
Das Bild der ordentlichen Kaufleute stand übrigens auch Pate für die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung und Bilanzierung (GoB) und an denen sich die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) [1] orientieren.
[1] BMF v. 28.11.2019, BStBl. I S. 1269, angepasst an gesetzliche Änderungen mit Schreiben vom 11.03.2024
Du trägst als Unternehmer die Verantwortung
Selbstverständlich kannst du dich durch eigene Mitarbeiter oder externe Buchführungshelfer bei vielen Tätigkeiten in deiner Buchhaltung unterstützen lassen.
Die Einrichtung, Pflege und regelmäßige Kontrolle deiner Buchhaltung nebst zugehöriger Prozesse, Abläufe und Verfahrensanweisungen solltest du aber in jedem Fall zusammen mit deinem Steuerberater angehen und die Umsetzung im eigenen Unternehmen selbst vorantreiben.
Die Verantwortung für dein Unternehmen, die Buchhaltung und alle damit verbundenen Prozesse, Abläufe und Verfahrensanweisungen liegt alleine bei dir!
Daher solltest du zusammen mit deinem Steuerberater die Prozesse und Abläufe in der Buchhaltung und im Zusammenspiel mit deinen Geschäftspartnern und den Finanzbehörden hinterfragen und planen.
Suche mit ihm zusammen geeignete Softwaretools für die obligatorische elektronische Rechnungsverwendung aus, prüfe dann eine kleine Auswahl und entscheide dich alsdann für eine ausbaufähige Lösung, die dir hilft, die Zusammenarbeit mit deinen Geschäftspartnern so optimal wie möglich zu gestalten.
Nichts ist in Stein gemeißelt! Technik ändert sich, Gesetze passen sich an, Prozesse folgen sich ändernden geschäftlichen Erfordernissen. Als Unternehmer bist du ständig in Bewegung und deine Abläufe, Tools und Verfahrensanweisungen wachsen mit!
Daher macht es Sinn, von Zeit zu Zeit alles zu hinterfragen und die eigenen Entscheidungen bei Bedarf an neue Erkenntnisse anzupassen.
Einrichtung der Buchhaltung bestimmt ihre Qualität
Lass dich bei der Implementierung der neuen Prozesse und Abläufe, wie auch der Aktualisierung der Verfahrensanweisungen von deinem Steuerberater unterstützen und führen.
Er kennt gesellschaftsrechtliche und vertragliche Fallstricke, er weiß um mögliche Fehlerquellen in der Buchhaltung und er weist dich auf die Punkte hin, die in der Betriebsprüfung hinterfragt werden.
Die Qualität deiner Buchhaltung wird bei ihrer Einrichtung bestimmt. Was du an dieser Stelle an Zeit und Geld zu sparen versuchst, holt dich an anderer Stelle ein.
Wir wissen aus Erfahrung, wie die neue Buchhaltungssysteme für die reibungslose Verarbeitung der E-Rechnungen eingerichtet sein müssen, damit am Ende kaum Korrekturen erforderlich sind!
Vier Stufen zur Digitalisierung deiner Buchhaltung
Wir finden richtig, den technischen Fortschritt und die gesetzliche Forderung nach der Verwendung der neuen E-Rechnung auch für die Digitalisierung deiner Buchhaltung zu nutzen, damit die manuelle oder doppelte Erfassung bereits elektronisch vorhandener Daten weitestgehend vermieden wird.
Dafür sind vier Stufen einer digitalen Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater denkbar:
Vorerfassung von „E-Rechnungen“
Die 1. Stufe bildet den perfekten Einstieg in die Digitalisierung deiner Buchhaltung durch automatisierte Erfassung und Verwaltung von E-Rechnungen sowie der zugehörigen Zahlungen, um Papierprozesse abzulösen und die Datenqualität zu sichern. Dieser Schritt verbessert die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater.
Ziel
- Einstieg in die Digitalisierung: Einführung in die grundlegende Nutzung digitaler Rechnungen, um Unternehmen an den Umgang mit elektronischen Belegen zu gewöhnen.
- Automatisierung der Belegerfassung: Reduzierung manueller Arbeit durch den Einsatz von Tools zur automatisierten Erfassung und Verwaltung von Ein- und Ausgangsrechnungen.
- Sicherstellung der Datenqualität: Förderung der korrekten und vollständigen Erfassung von Rechnungsdaten, um spätere Verarbeitungsschritte zu erleichtern.
- Erhöhung der Effizienz: Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung durch strukturierte Formate, die leichter automatisch verarbeitet werden können.
Zentrale Funktionen
- Erfassung und Verwaltung von E-Rechnungen: Digitales Erfassen und Speichern von Ein- und Ausgangsrechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung.
- Automatisierte Zuordnung von Zahlungen: Anbindung an Zahlungstools zur automatischen Zuordnung von Zahlungseingängen und -ausgängen zu den entsprechenden Rechnungen.
- Einfache Belegverwaltung: Organisation und Speicherung von Belegen bzw. Datensätzen in einer zentralen, digitalen GoBD-konformen Ablage, damit diese für die spätere Verarbeitung vorbereitet sind.
- Grundlegende Datenqualitätssicherung: Sicherstellung, dass die erfassten Daten vollständig und korrekt sind, um die Basis für nachfolgende Buchhaltungsschritte zu schaffen.
Diese einfachen Tools verfügen bereits über einfache Schnittstellen zur Weiterverarbeitung der hier generierten Datensätze und Belegbilder.
Wenn du Rechnungen noch als PDF oder in Papierform erhälst, brauchst du außerdem ein Tool, das benutzerfreundlich ist und grundlegende Funktionen wie das Scannen und Hochladen von Belegen über das Handy bietet.
Zielgruppe
Ideal ist diese Lösung für dich, wenn du nur wenige Eingangsrechnungen im Monate zu verarbeiten hast oder erst mit der Digitalisierung deiner Buchhaltung starten möchtest.
- Kleine Unternehmen und Startups: Unternehmen, die ihre Buchhaltung von Beginn an effizient und digital aufstellen möchten, profitieren von der einfachen Einführung in die digitale Belegverwaltung.
- Einzelunternehmer und Freiberufler: Diese Gruppen können durch die Zeitersparnis und die erhöhte Übersichtlichkeit schnell von der Digitalisierung ihrer Belegverwaltung profitieren.
- Unternehmen mit papierbasierter Buchhaltung: Firmen, die bisher noch mit Papierbelegen arbeiten und einen ersten Schritt in die Digitalisierung machen wollen, finden in dieser Stufe einen einfachen Einstieg.
- Unternehmen mit geringen IT-Ressourcen: Firmen, die keine umfangreiche IT-Infrastruktur haben, können die einfachen digitalen Lösungen nutzen, ohne große Investitionen tätigen zu müssen.
Dein Steuerberater ist nur einen Klick entfernt, wenn du Hilfe bei der Erstellung deiner Ausgangsrechnung oder der Erfassung deiner Eingangsrechnungen benötigst und Fragen zur Umsatzsteuer hast.
Nutzen
- Zeitersparnis: Reduzierung des manuellen Aufwands durch automatisierte Erfassung und Zuordnung von Rechnungen und Zahlungen.
- Erhöhte Datenqualität: Sicherstellung korrekter und vollständiger Datensätze, die als Grundlage für die weitere Buchhaltung dienen.
- Bessere Übersicht: Zentrale Ablage und Verwaltung aller digitalen Belege, was die Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit von Dokumenten verbessert.
- Frühzeitige Digitalisierung: Einstieg in die digitale Buchhaltung, der den Übergang von Papier zu elektronischen Prozessen erleichtert.
Goodie
- Verbesserte Dokumentensicherheit: Digitalisierte Belege sind sicherer gespeichert, leichter wiederauffindbar und vor Verlust oder Beschädigung geschützt.
- Schnellerer Zahlungsabgleich: Durch die automatisierte Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen können Unternehmen ihren Cashflow besser überwachen und offene Posten schneller ausgleichen.
- Compliance-Vorteile: Frühzeitige Nutzung strukturierter E-Rechnungen fördert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, die zunehmend auf digitale Rechnungsformate setzen.
In dieser Phase schulen und begleiten wir dich recht intensiv, um dir den Einstieg in die Digitalisierung deiner Buchhaltung zu erleichtern. Viele kleine Unternehmer wie du sind anfangs noch sehr unsicher im Umgang mit neuen Tools, daher ist eine kontinuierliche Unterstützung durch einen erfahrenden Partner entscheidend für deinen Erfolg.
Vorbereitende Buchführung
Auf der 2. Stufe der Digitalierung deiner Buchführung geht es um die strukturierte und zum Teil automatisierte Kategorisierung von einfachen Geschäftsvorfällen und die erste Konsolidierung von Finanzdaten zur Schaffung einer soliden Vorbereitung deiner Buchführung in Steuerberaterqualität.
Ziel
- Optimierung der Kontenzuordnung: Einführung einer vereinfachten, aber systematischen Zuordnung von Transaktionen zu vordefinierten Konten, um die Basis für eine genaue Buchführung zu schaffen.
- Förderung der Transparenz: Verbesserung der Finanzübersicht durch klarere und systematischere Erfassung der Einnahmen und Ausgaben.
- Automatisierung der Buchungsprozesse: Nutzung von Automatisierungsfunktionen zur Erleichterung der vorbereitenden Buchführung, um Routineaufgaben zu vereinfachen und Fehler zu minimieren.
- Datenkonsolidierung: Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen (z.B. E-Rechnungen, Zahlungen, Transaktionen anderer Plattformen) in einem zentralen System, um eine konsistente Datenbasis zu schaffen.
Zentrale Funktionen
- Automatisierte Kategorisierung: Systematische Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zu vordefinierten Konten eines übersichtlichen Kontenrahmens, um eine strukturierte Buchführungsvorbereitung zu ermöglichen.
- Datenkonsolidierung: Zusammenführung aller relevanten Finanzdaten aus verschiedenen Quellen, einschließlich E-Rechnungen, Zahlungseingängen sowie Transaktionen anderer Plattformen, in einem zentralen System.
- Grundlegende Reporting-Funktionen: Bereitstellung einfacher Auswertungen und Berichte zur Überwachung von Finanzströmen und zur Vorbereitung auf die nächste Buchhaltungsstufe.
- Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware: Vorbereitung der Daten für den Export oder die Weiterverarbeitung in umfassenderen Buchhaltungssystemen.
Die Verbuchung der Geschäftsvorfälle erfolgt in einem vereinfachten Kontenrahmen, so dass dir keine Überforderung droht.
Die Systeme „lernen“ dabei recht schnell, so dass – nach einer sachkundigen Einrichtung der Systeme mit unserer Hilfe und einer intensiven Schulung und Begleitung – die automatisierte Kategorisierung von Einnahmen und Ausgaben in Verbindung mit den entsprechenden Zahlungsflüssen sehr bald die Regel ist.
Zielgruppe
Ideal ist diese Lösung für dich, wenn du schon etwas geübter im Umgang mit digitalen Erfassungstools bist und bereit bist, dich mit der Digitalisierung deiner Buchhaltung zu befassen und am Ball zu bleiben. Die Zahl deiner Rechnungen und Transaktionen kann durchaus hoch sein, solange die Geschäftsvorfälle im vorgegebenen Kontenrahmen abbildbar sind.
- Wachsende Unternehmen: Unternehmen, die eine zunehmende Anzahl von Transaktionen verarbeiten müssen und eine strukturierte Buchführung benötigen, profitieren von der Kategorisierung und Automatisierung.
- Handwerksbetriebe und kleine Dienstleister: Betriebe, die regelmäßig Einnahmen und Ausgaben erfassen müssen, können von der optimierten Datenverarbeitung und -kategorisierung profitieren.
- Unternehmen mit interner Buchhaltungsabteilung: Firmen, die eine interne Buchhaltung haben, können durch die Automatisierung und verbesserte Datenqualität Zeit und Kosten sparen.
- Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen: Firmen, die viele Rechnungen verarbeiten müssen, profitieren von der besseren Strukturierung und Effizienzsteigerung.
Dein Steuerberater ist nur einen Klick entfernt, wenn du Hilfe bei der richtigen Kategorisierung deiner Belege benötigst oder Fragen zur umsatzsteuerlichen Behandlung eines Geschäftsvorfalles hast.
Nutzen
- Strukturierte Buchhaltung: Schaffung einer geordneten Basis, die die nachfolgende Buchführung vereinfacht und systematisiert.
- Kosteneffizienz: Verringerung von Fehlern und Nacharbeiten, was langfristig Kosten spart und die Buchhaltung effizienter gestaltet.
- Verbesserte Entscheidungsfindung: Erste Finanzberichte und Analysen ermöglichen es, finanzielle Entscheidungen fundierter zu treffen.
- Reibungslose Datenweitergabe: Optimierte Vorbereitung der Buchhaltungsdaten für die Weiterverarbeitung in umfassenderen Systemen.
Goodie
- Bessere finanzielle Planung: Die strukturierte Aufbereitung der Finanzdaten ermöglicht eine präzisere Budgetierung und Finanzplanung.
- Reduzierte Fehlerquote: Automatisierungen minimieren manuelle Eingabefehler, was zu einer genaueren Buchhaltung führt.
- Optimierte Steuerungen: Frühzeitige Identifizierung von Abweichungen und Unregelmäßigkeiten unterstützt eine effizientere Unternehmenssteuerung.
In dieser Phase schulen und begleiten wir dich bedarfsgerecht. Du lernst die Grundlagen der Besteuerung von Unternehmen kennen, Du verstehst wesentliche Zusammenhänge der doppelten Buchführung und erhälst eine gute Basis für die nächste Stufe auf dem Weg zur Digitalisierung deiner Buchhaltung.
Selbstbucher
Auf dieser 3. Stufe auf dem Weg zu der schrittweisen Digitalisierung deiner Buchhaltung nutzt du nun eine Software mit vollem Funktionsumfang für deine eigene Buchführung, die Jahresabschlusserstellung nebst Steuererklärung und detaillierte Finanzanalysen für einen wirklichen Echtzeit-Überblick über deine finanzielle Situation.
Ziel
- Komplette Eigenständigkeit: Ermöglichung der vollständigen Buchhaltung im eigenen Unternehmen, ohne externe Unterstützung, durch den Einsatz einer leistungsfähigen Buchhaltungssoftware.
- Erweiterte Analyse und Reporting: Nutzung der erweiterten Funktionen für detaillierte Finanzberichte und Analysen, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu unterstützen.
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Sicherstellung, dass alle Buchungen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, insbesondere im Hinblick auf die steuerlichen Anforderungen (TaxCompliance).
- Optimierung der Buchhaltungsprozesse: Weitere Automatisierung und Effizienzsteigerung in der Buchführung durch die Nutzung aller Funktionen einer zu deinem Geschäftsmodell passenden vollumfänglichen Software.
Zentrale Funktion
- Vollständige Buchungsfunktionen: Eigenständige Durchführung aller Buchungen, einschließlich Vornahme der Monats- und Jahresabschlüsse mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anlageverzeichnis und Anhang.
- Erweiterte Reporting- und Analysefunktionen: Erstellung detaillierter Finanzberichte und -analysen für einen Echtzeit-Überblick über die wirtschaftliche und finanzielle Situation deines Unternehmens.
- Steuererklärung und Compliance: Integration von Tools zur Erstellung und elektronische Übermittlung aller Steuererklärungen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Kontenverwaltung und Abstimmung: Verwaltung eines vollständigen Kontenrahmens und regelmäßige Abstimmung der Buchhaltung zur Sicherstellung der Datenintegrität.
Zielgruppe
- Mittelständische Unternehmen: Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbstständig und vollständig in-house führen möchten, profitieren von der Kontrolle und den erweiterten Analysefunktionen.
- Unternehmer mit finanziellem Grundwissen: Geschäftsführer oder Buchhalter, die über das notwendige Wissen verfügen, um die Buchhaltung selbstständig durchzuführen, profitieren von der Unabhängigkeit und den Kostensenkungen.
- Unternehmen mit Compliance-Anforderungen: Firmen, die strenge gesetzliche Anforderungen erfüllen müssen, können durch die integrierten Steuer- und Compliance-Funktionen sichergestellt werden.
- E-Commerce-Unternehmen: Unternehmen, die viele Transaktionen online abwickeln, profitieren von der Möglichkeit, diese vollständig in einem System zu verwalten und die Buchhaltung selbstständig zu führen.
Dein Steuerberater ist nur einen Klick entfernt, wenn du Hilfe bei der steuerrechtlichen Beurteilung eines Vertrages mit deinen Geschäftspartner benötigst und Fragen zur bilanzsteuerrechtlichen Behandlung deiner Geschäftsvorfälle hast.
Nutzen
- Unabhängigkeit: Unternehmen können ihre Buchhaltung selbstständig und ohne externe Unterstützung verwalten, was die Kontrolle über die Finanzen erhöht.
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Sicherstellung der Compliance durch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Möglichkeit, Steuererklärungen direkt zu erstellen und zu übermitteln.
- Erweiterte Finanzübersicht: Detaillierte Berichte und Analysen geben einen umfassenden Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens.
- Kostensenkung: Durch die eigenständige Buchführung entfallen Kosten für externe Buchhaltungsdienste oder Steuerberater in diesem Bereich.
Goodie
- Volle Kontrolle über Finanzen: Unternehmen gewinnen volle Transparenz und Kontrolle über ihre Finanzen, ohne auf externe Dienstleister angewiesen zu sein.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Die Fähigkeit, schnell auf finanzielle Veränderungen zu reagieren, ohne auf externe Buchhaltungsservices warten zu müssen.
- Kosteneinsparungen: Durch die eigenständige Durchführung der Buchhaltung entfallen externe Buchhaltungsgebühren, was besonders für wachsende Unternehmen von Vorteil ist.
Vollintegriertes System
Auf der 4. und vorerst letzten Stufe deines Weges zur Digitalisierung deiner Buchhaltung ermöglicht dir die Software durch Integration aller Geschäftsprozesse in einem automatisierten Rechnungswesen Echtzeit-Einblicke in die wirtschaftliche und finanzielle Situation und eine effiziente Steuerung des gesamten Unternehmens.
Ziel
- Integration aller Geschäftsprozesse: Schaffung einer umfassenden, integrierten Lösung, die Buchhaltung, Warenwirtschaft, CRM und weitere Geschäftsbereiche abdeckt.
- Echtzeit-Transparenz: Ermöglichung von Echtzeiteinblicken in alle finanziellen und operativen Daten, um sofort auf geschäftliche Veränderungen reagieren zu können.
- Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Bereitstellung eines Systems, das mit dem Wachstum des Unternehmens skaliert und an sich verändernde Geschäftsanforderungen anpassbar ist.
- Vollautomatisierung: Maximierung der Automatisierungspotenziale über alle Geschäftsprozesse hinweg, um manuelle Eingriffe weiter zu minimieren und die Effizienz zu steigern.
Zentrale Funktion
- Umfassende Integration von Geschäftsprozessen: Zusammenführung der Buchführung mit anderen Bereichen, z.B. Dokumentenmanagement (DMS), Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Projektmanagement, Bestellwesen, Warenwirtschaft und Logistik, Personalwesen und anderen Geschäftsbereichen in einem zentralen Enterprise-Ressourcen-System (ERP-System).
- Echtzeit-Datenverarbeitung und Reporting: Bereitstellung von Echtzeit-Einblicken in alle finanziellen und operativen Daten zur datenbasierten Entscheidungsunterstützung.
- Automatisierte Workflows und Prozesse: Maximale Automatisierung von Buchhaltungs- und Geschäftsprozessen, um manuelle Eingriffe zu minimieren und die Effizienz zu steigern.
- Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Flexibilität und Erweiterbarkeit des Systems, um mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten und sich an verändernde Anforderungen anzupassen.
Zielgruppe
- Wachstumsstarke Unternehmen: Schnell wachsende Unternehmen, die eine skalierbare und integrierte Lösung benötigen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu steuern.
- Mittelgroße bis große Unternehmen: Unternehmen, die komplexe Geschäftsprozesse haben und von der Integration von Buchhaltung, Warenwirtschaft, CRM und weiteren Bereichen profitieren.
- Unternehmen mit hoher Transaktionszahl: Firmen, die eine große Anzahl an Transaktionen und Geschäftsvorfällen in Echtzeit verfolgen und verarbeiten müssen, profitieren von den Echtzeit-Einblicken und der umfassenden Prozessautomatisierung.
- Unternehmen mit internationalen Geschäften: Firmen, die international tätig sind, profitieren von der Fähigkeit, verschiedene Währungen, Steuerregime und rechtliche Anforderungen in einem zentralen System zu verwalten.
Dein Steuerberater ist nur einen Klick entfernt, wenn du Unterstützung bei der Integration neuer Funktionen und Implementierung neuer Tools in deinem Rechnungswesen benötigst und du auf unsere steuerrechtliche und betriebswirtschaftliche Expertise im Bereich Rechnungswesen zrückgreifen willst.
Nutzen
- Ganzheitliche Prozessoptimierung: Durch die Integration aller Geschäftsprozesse in einem System werden Abläufe optimiert und Synergien geschaffen, die Effizienzgewinne ermöglichen.
- Echtzeit-Einblicke: Sofortiger Zugriff auf aktuelle Daten ermöglicht schnelle und fundierte Entscheidungen, was die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens erhöht.
- Wachstum und Skalierbarkeit: Das System wächst mit dem Unternehmen und kann an veränderte Geschäftsanforderungen angepasst werden, was zukünftiges Wachstum unterstützt.
- Maximale Automatisierung: Durch umfassende Automatisierung wird der manuelle Aufwand minimiert, was Fehler reduziert und die Mitarbeiter entlastet.
Goodie
- Geschäftsprozessoptimierung: Durch die Integration deiner Buchhaltung mit anderen Geschäftsbereichen werden Prozesse optimiert, was zu Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen führt.
- Strategische Entscheidungsfindung: Echtzeit-Daten ermöglichen fundierte und schnelle Entscheidungen, die das Unternehmen wettbewerbsfähiger machen.
- Skalierbarkeit für Wachstum: Die integrierte Lösung kann problemlos mit dem Unternehmen wachsen und sich an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen, ohne dass ein Systemwechsel erforderlich ist.
Zusammenfassung
Die Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 wird der Digitalisierung auch in deinem Unternehmen neuen Schwung geben.
Die Verwendung der neuen E-Rechnung in strukturierter Form fordert ein Umdenken im Geschäftsverkehr auf jeder Ebene. Daher ist eine vorausschauende Planung der künftigen Geschäftsausrichtung nicht nur sinnvoll, sondern notwendig. Denn die Veränderung deiner Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe sollten auch morgen mit deiner Geschäftsentwicklung Schritt halten können.
Die anstehende Umstellung erfordert ein sorgfältiges Prüfen und Hinterfragen aller Arbeitsschritte auf jeder Stufe der Rechnungsverarbeitung in deinem Unternehmen. Sinnvoll ist dabei auch die sukzessive Optimierung aller angrenzenden Prozesse.
So können auch angrenzende Abläufe bei Bestellungen, der Lagerhaltung oder auch der Leistungserbringung aufeinander abgestimmt werden.
Nicht zuletzt darf auch die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater und den Finanzbehörden modernisiert werden.
Viele Studien unterstreichen die Vorteile und Notwendigkeiten der Digitalisierung, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Die Zusammenarbeit mit einem guten Steuerberater wird dabei als entscheidend angesehen, um die Umstellung reibungslos zu gestalten.
Das Ziel ist es, durch die Digitalisierung Zeit und Ressourcen einzusparen, die Datenqualität zu verbessern und die Compliance sicherzustellen.
Jede hier vorgestellten Stufe auf dem Weg zur Digitalisierung deiner Buchhaltung hat spezifische Ziele. Diese bauen aufeinander auf und führen dein Unternehmen Schritt für Schritt in ein vollständig digitalisiertes und leistungsfähiges Rechnungswesen.
Diese Ziele sind darauf ausgerichtet, die Effizienz zu steigern, die Datenqualität zu sichern und die Prozesse zu automatisieren. Schritt für Schritt gelingt so eine umfassende Integration aller Geschäftsprozesse und die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen.
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