Blaue Strahlen mit Binärcodes als Symbolbild für Elektronische Rechnungen

Die elektronische Rechnung wird ab 2025 Pflicht im B2B-Geschäft

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für Umsätze, die ab dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, neu geregelt.

Kern der Regelung ist die obligatorische Verwendung einer elektronischen Rechnung, wenn die Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ausgeführt werden, also im B2B-Geschäft.

Die Verwendung der elektronischen Rechnungen ist Voraussetzung für die zu einem späteren Zeitpunkt einzuführende Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer an ein bundeseinheitliches elektronisches Meldesystem der Finanzbehörden.

Nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, und die den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht, wird als elektronische Rechnung bezeichnet.

In Abgrenzung dazu ist eine sonstige Rechnung eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

Gesetzliche Ausnahmen und Übergangsfristen

Der Gesetzgeber regelt nunmehr, in welchen Fällen eine elektronische Rechnung verbindlich zu verwenden ist und in welchen Fällen die Verwendung einer sonstigen Rechnung möglich bleibt. Außerdem sieht das Gesetz Ausnahme- und Übergangsregelungen vor.

Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise

Eine Ausnahmeregelung gilt für Kleinbetragsrechnungen i.S. des § 33 UStDV und für Fahrausweise i.S. des § 34 UStDV.

Übergangsregelung bis 31. Dezember 2026

Eine Übergangsregelung sieht vor, dass zwischen dem 1. Januar 2025 und 31. Dezember 2026 weiterhin alle Arten von Rechnungen verwendet werden können. So können (mit Zustimmung des Empfängers) für in diesem Zeitraum ausgeführte Umsätze statt einer elektronischen Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden darf. Die Übergangsregelung ist bis zum 31. Dezember 2026 befristet [§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG n.F.].

Verlängerung der Übergangsregelung bis 31. Dezember 2027

Für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 € wird diese Übergangsregelung sogar noch einmal um ein Jahr bis zum 31. Dezember 2027 erweitert [§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG n.F.].

Vereinbarung eines verabredeten Formats über den 31. Dezember 2027 hinaus möglich

Zudem können Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung vereinbaren.

Voraussetzung hierfür ist, dass das vereinbarte Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der europäischen Norm (EN 16931) entspricht oder mit dieser kompatibel ist. So kann z.B. das verbreitete EDI-Verfahren unter den genannten Voraussetzungen auch nach dem 31. Dezember 2027 weiter genutzt werden.

Denn eine dritte Übergangsregelung sieht vor, dass zu einem zwischen dem 1. Januar 2026 und 31. Dezember 2027 ausgeführten Umsatz Rechnungen bis Ende 2027 mit Zustimmung des Rechnungsempfängers auch dann mittels EDI-Verfahren übermittelt werden können, wenn die Extraktion nicht möglich ist [§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 3 UStG n.F.].

BMF regelt Einzelheiten

Am 13. Juni 2024 hat sich das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in einem Entwurf-Schreiben zur „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01. Januar 2025″ geäußert.

Darin werden die zur elektronischen Rechnung getroffenen Regelungen des Wachstumschancengesetzes erläutert und die Verbände dazu aufgerufen, ihre Stellungnahme abzugeben und ihre Mitglieder zu informieren.

Es ist wichtig, die verbleibenden Monate nun dazu zu nutzen, die eigenen Prozesse für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen.

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist noch nicht abschließend definiert, wie exakt der Standard für elektronische Rechnung ab dem Januar 2025 auszusehen hat.

Umso wichtiger ist es nun, deine eigenen Vorstellungen an ein funktionsfähiges Dokumentenmanagement für eine redundanzfreie Verarbeitung elektronischer Rechnung für das eigenen Unternehmen zu definieren und die sich hieraus abgeleiteten Änderungswünsche an die Software-Entwickler heranzutragen und mit deinem Steuerberater zu diskutieren.

E-Rechnung als Digitalisierungsschub

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die elektronische Rechnung neu definiert und die Forderung nach einer strukturierten, d.h. maschinenlesbaren Form nach Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt.

In der elektronischen Rechnung müssen sämtliche nach dem UStG erforderlichen Angaben einer Rechnung enthalten sein, damit eine elektronische Rechnung elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen, nachvollziehbar geprüft, redundanzfrei weiterverarbeitet und fristgerecht bezahlt werden kann.

Unstreitig wird die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung im B2B-Bereich der Digitalisierung im Geschäftsverkehr neuen Vorschub leisten.

Die Veränderungen im Überblick

ThemaAlte Regelung
(§ 14 UStG a.F.)
Neue Regelung
(§ 14 UStG n.F.)
GeltungsbereichFreiwillige Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich.Verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich ab 01.01.2025.
Zustimmung des EmpfängersZustimmung des Rechnungs-Empfängers erforderlich.Zustimmung des Rechnungs-Empfängers in bestimmten Fällen erforderlich.
Zulässige FormatePDF und andere elektronische Formate erlaubt.Pflicht zur Nutzung strukturierter Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Technische AnforderungenFlexibel in der Wahl der Formate, jedoch Anforderungen an die Aufbewahrung.Verpflichtung zur Einrichtung der technischen Ausstattung für Verarbeitung von E-Rechnungen.
AufbewahrungUnveränderbarkeit und Lesbarkeit der gespeicherten Rechnungen sicherstellen.Anpassung der Aufbewahrungs-pflichten an E-Rechnungen
VorsteuerabzugkeineKlarstellungen zum Vorsteuerabzug
Verfahrens-DokumentationDetaillierte Vorgaben zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Rechnungs-Verarbeitung.Erweiterte Dokumentations-pflichten zur technischen Umsetzung und Sicherheit der E-Rechnungen.
Abb. Veränderung der Anforderungen an E-Rechnungen nach 31. Dezember 2024

Lesetipp: Schau‘ dir auch die Beiträge meiner Mini-Serie zum Thema Ablage und Dokumentenmanagement an. In dieser zeige ich, auf welche 7 Kriterien es bei einer guten Ablage ankommt, welche Vor- und Nachteile eine papierlose Ablage hat und wie deine Ablage mühelos und wann digital gelingt. 


Kommentare

2 Antworten zu „Die elektronische Rechnung wird ab 2025 Pflicht im B2B-Geschäft“

  1. […] Die elektronische Rechnung wird ab 2025 Pflicht im B2B- Geschäft […]

  2. […] Cloud- und Blockchain-Technologie sowie aktualisierte gesetzliche Rahmenbedingungen, zuletzt die Einführung der obligatorischen E-Rechnung, führen zu neuen Möglichkeiten in der […]

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Proudly powered by WordPress



© Monika Wyrobisch 2001 – 2023

MW Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft mbH, Essen