Du hast bestimmt schon einmal den Satz „Keine Buchung ohne Beleg!“ gehört.
Was aber ist ein Beleg? Und wann erfüllt er als Buchungsbeleg eine Belegfunktion? Und warum ist die Belegfunktion eines Beleges von so großer Bedeutung für deine GoBD-konforme Buchführung?
Auf diese Fragen gehe ich im Folgenden näher ein und erkläre dir anhand verschiedene Belegarten die Bedeutung des wichtigsten Grundsatzes für deine GoBD-konforme Buchhaltung: Keine Buchung ohne Beleg!
Am Ende dieses Beitrages wirst du verstehen, wann ein Beleg als Buchungsbeleg eine Belegefunktion erlangt und erst damit die Voraussetzung für die GoBD-konforme Erfassung und Verarbeitung eines Geschäftsvorfalles in deiner Buchführung erfüllt.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Was ist ein Beleg?
- 2 Was ist eine Buchung?
- 3 Was ist ein Geschäftsvorfall?
- 4 Was unterscheidet die Buchung von der Aufzeichnung?
- 5 Wie sind Buchungen und Aufzeichnungen vorzunehmen?
- 6 Was ist ein Buchungsbeleg?
- 7 Was sagt der Begriff “Belegfunktion” aus?
- 8 Die Belegart gibt Inhalt und Umfang für das Belegwesen vor
- 9 Wann erfüllt ein Beleg die Belegfunktion?
- 10 Kann ein Buchungsbeleg mehrere Geschäftsvorfälle enthalten?
- 11 Verfahrensdokumentation beschreibt, wie du die Belegfunktion sicherstellst
Was ist ein Beleg?
Ein Beleg ist als Buchungsbeleg dann essentielle Grundvoraussetzung für die GoBD-konforme Erfassung und Verarbeitung eines Geschäftsvorfalles in deiner Buchführung ist, wenn er seine Belegfunktion erfüllt.
Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen, also nachzuweisen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. (RNr. 61, GoBD)
Was ist eine Buchung?
Die Erfassung eines Beleges in deiner Buchführung löst eine Buchung aus. Jede einzelne Buchung dient der Dokumentation eines jeden Geschäftsvorfalles. Von der Buchung sind Aufzeichnungen zu unterscheiden, die den Beleg ergänzen oder näher beschreiben.
Jede Buchung dokumentiert einen Geschäftsvorfall.
Was ist ein Geschäftsvorfall?
Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts deinen Gewinn oder Verlust oder auch die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen beeinflussen bzw. verändern.
Beispiele hierfür sind:
- Kauf von Ware auf Ziel
- Verkauf von Ware gegen Barzahlung
- Bezahlung von Gehältern über das Geschäftskonto
- Kauf einer Maschine kreditfinanziert
Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. mittels einer Kopie der Urschrift zu belegen, also mit Hilfe eines Fremd– oder Eigen-Beleges nachzuweisen.
Ein Geschäftsvorfall ist ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Sachverhalt, der im Ergebnis zu einer Vermögensveränderung führt.
Was unterscheidet die Buchung von der Aufzeichnung?
Während die Buchung einen Geschäftsvorfall dokumentiert, beschreibt die Aufzeichnung einen Geschäftsvorfall.
So handelt es sich bei einem Vertrag um die Beschreibung dessen, was du mit deinem Geschäftspartner vereinbaren willst und liefert so alle nötigen Informationen für das bessere Verständnis der späteren Rechnung.
Beispiele hierfür:
- Eine Kalkulation gibt Hinweise auf die Zusammensetzung eines Preises, während
- ein Lieferschein z.B. den körperlichen Weg einer Ware beschreibt und – ergänzt um die Unterschrift des Warenempfängers – auch den Erhalt und die Verschaffung der Verfügungsmacht bei Lieferung der Ware nachweist; dies ist im grenzüberschreitenden Warenverkehr bedeutsam.
Die Aufzeichnung beschreibt die Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalles.
Wie sind Buchungen und Aufzeichnungen vorzunehmen?
Alle Buchungen und alle sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO)
Außerdem müssen sämtliche Buchungen und Aufzeichnungen für einen fremden Dritten ohne Mühe nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
Damit dies gelingt, sind sämtliche Buchungsbelege und Aufzeichnungen für die Dauer der Aufbewahrung – und gfs. sogar darüber hinaus – unveränderbar -aufzubewahren.
Die Prinzipien von Wahrheit und Klarheit fließen in den Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung ein.
Was ist ein Buchungsbeleg?
Ein Buchungsbeleg ist unabdingbare Voraussetzung für die Verbuchung, also Dokumentation, eines Geschäftsvorfalles, näher beschrieben durch ergänzende Aufzeichnungen.
Es handelt sich dabei im Allgemeinen um ein Schriftstück, das der einzelnen Buchung als Nachweis für den dieser Buchung zugrundeliegenden Geschäftsvorfall dient.
Bei einem externen Beleg (Fremdbeleg) handelt es sich in der Regel um eine Rechnung oder Gutschrift, einen Bankauszug, eine Zins- oder Gebührenabrechnung, einen Kassenstreifen, eine Verbrauchsabrechnung oder auch eine Park- oder Barquittung.
Auch ein interner Beleg (Eigenbeleg), z.B. für die Dokumentation einer Privatentnahme, Lohnlisten, Umbuchungslisten, Materialentnahmescheine usw. gilt als Buchungsbelege.
Ausnahmen vom Belegzwang werden nur bei kleinen Ausgaben, die laufend in etwa gleichbleibender Höhe wiederkehren, anerkannt. Dies könnte z.B. die Parkgebühr im städtischen Parkhaus oder ein Trinkgeld im Café sein, allerdings muss auch diese Ausgabe irgendwie belegt werden.
Auf dem Beleg müssen sich sämtliche Informationen wiederfinden, die zum Verständnis eines Sachverhalts beitragen. Es reicht aus, wenn auf dem Beleg ein Hinweis auf ein ergänzendes Schriftstück angebracht ist, der einen Querverweis ermöglicht.
Auf dem Beleg soll der Sachverhalt, der dokumentiert werden soll, beschrieben stehen. Nur so ist eine eindeutige buchhalterische Zuordnung (Buchung) möglich.
Was sagt der Begriff “Belegfunktion” aus?
Die GoBD definiert den Begriff Belegfunktion und gibt damit wichtige Hinweise, wie du dein Belegwesen führen und deine laufende Buchführung erledigen sollst, um die GoBD zu erfüllen.
„Zweck der Belege ist es, den sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits zu erbringen (Belegfunktion).“
Auf die Bezeichnung als Beleg kommt es übrigens nicht an. Es reicht aus, wenn aus dem Beleg abzuleiten ist, um welchen Geschäftsvorfall es sich handelt, damit eine eindeutige Beurteilung des Sachverhaltes (Zuordnung) möglich ist.
Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen.
Dies gilt auch und gerade bei Einsatz eines DV-Systems. (RNr. 61, GoBD)
Die Belegart gibt Inhalt und Umfang für das Belegwesen vor
Inhalt und Umfang der in den Belegen enthaltenen Informationen sind insbesondere von der Belegart (z.B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Bescheide über Steuern oder der Gebühren, betriebliche Kontoauszüge, Gutschriften, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Barquittungen, Rechnungen, Verträge, Zahlungsbelege) und der hier eingesetzten Verfahren abhängig. (RNr. 62, GoBD)
So gibt der Gesetzgeber ab dem Kalenderjahr 2025 vor, dass ein im nationalen B2B-Geschäft tätiger Unternehmer elektronische Rechnung in strukturierter Form nicht nur erstellt und versendet, sondern auch entgegennehmen kann.
Inhalt und Umfang des Belegwesens werden durch Belegart und Verfahren bestimmt.
Wann erfüllt ein Beleg die Belegfunktion?
Empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe erhalten erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung die Funktion eines Buchungsbelegs. (RNr. 63, GoBD)
Zur Erfüllung der Belegfunktionen sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg erforderlich.
Bei einem elektronischen Beleg kann die Erfüllung der Belegfunktion auch durch die Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen.
Andernfalls ist durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind.
Auch Korrektur- bzw. Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar, also nachvollziehbar und nachprüfbar, zu verstehen sein. (RNr. 64, GoBD)
Kann ein Buchungsbeleg mehrere Geschäftsvorfälle enthalten?
Ein Buchungsbeleg in Papierform oder in elektronischer Form (z. B. Rechnung) kann einen oder mehrere Geschäftsvorfälle enthalten. (RNr. 65, GoBD)
Werden mehrere Geschäftsvorfälle auf einem Beleg aufgeführt, ist dennoch eine eindeutige Zuordnung zu einem Konto deines Kontorahmens vorzunehmen. Denn erinnere dich, jede Buchung hat einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfolgen, damit sie den GoBD entspricht und die Aussagekraft deiner Buchführung erhalten bleibt.
Verfahrensdokumentation beschreibt, wie du die Belegfunktion sicherstellst
Wie du die Belegfunktion deiner Belege in der Buchführung sicherstellst, beschreibst du mit Hilfe einer Dokumentation aller in deiner Buchhaltung eingesetzten Verfahren.
Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. (RNr. 66, GoBD)
Die Anforderung Belegfunktion in der GoBDs sind verhältnismäßig komplex und nur mit Hilfe passender Software zu erfüllen. Wie du die für deine Buchführung passende Software findest und wie du sie richtig einrichtest und nutzt, zeige ich dir im Programm Tax to Value.
Quellen:
§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO
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