Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) wurde am 24. Oktober 2024 als bundesweit gültiges, einheitliches und dauerhaftes Identifikations- und Ordnungsmerkmal eines wirtschaftlich Tätigen im Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren eingeführt.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) wird die Kommunikation zwischen den Verfahrensbeteiligten – Steuerpflichtiger und Finanzbehörden – deutlich vereinfachten und leistet damit einen Beitrag zur Verwaltungsdigitalisierung und -modernisierung.
BMF Monatsbericht November 2024
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer betrifft alle in Deutschland wirtschaftlich tätigen Unternehmen – unabhängig von ihrer Rechtsform und ihrem jeweiligen Standort.
Damit folgt die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) für wirtschaftlich Tätige dem Beispiel der Identifikationsnummer (IdNr.) für natürliche Personen. Diese wurde bereits im Juli 2007 eingeführt und erleichtert seither die Kommunikation zwischen Behörden und den in Deutschland gemeldeten Bürgern.
Die Vergabe durch das hierfür zuständige Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) startet stufenweise ab dem 1. November 2024 und erstreckt sich über einen Zeitraum von etwa zwei Jahren. Die Einführungsphase soll im Jahr 2026 abgeschlossen sein.
Die Angabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer in steuerlichen Erklärungsvordrucken ist bis zum Abschluss der Einführungsphase optional. Daher können wirtschaftlich Tätige bis auf Weiteres wie gewohnt ihre Steuernummer verwenden.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Hintergrund
- 2 Wer ist für die Vergabe der Identifikationsnummern zuständig?
- 3 Welchen Zweck erfüllt die Identifikationsnummer?
- 4 Für wen sind die Identifikationsmerkmale bestimmt?
- 5 Welche Angaben werden als Identifikationsmerkmale erfasst?
- 6 Wer ist „wirtschaftlich tätig“?
- 7 Weitere Fragen und Antworten zur Wirtschafts-Identifikationsnummer
- 7.1 Was unterscheidet die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von der Wirtschafts-Identifikationsnummer?
- 7.2 Solle die Wirtschafts-IdNr. die Umsatzsteuer-IdNr. ersetzen?
- 7.3 Muss die Wirtschafts-IdNr. separat beantragt werden?
- 7.4 Wer erhält ein zusätzliches Unterscheidungsmerkmal?
- 7.5 Wie lange bleibt die Wirtschafts-IdNr. gültig?
- 7.6 Wie erfolgt die Bekanntgabe der Wirtschafts-IdNr.?
- 7.7 Wie werden die Identifikationsnummern verarbeitet?
- 7.8 Wie werden Wirtschafts-Identifikationsnummern verarbeitet?
Hintergrund
Mit dem Steueränderungsgesetz 2003 vom 15. Dezember 2003 (BGBl. Teil I Seite 2645) wurden in der Abgabenordnung (AO) Regelungen für bundesweit einheitliche steuerliche Identifikationsmerkmale beziehungsweise Ordnungskriterien geschaffen.
Die Vergabe der Identifikationsnummer für natürliche Personen (IdNr.) nach § 139b AO konnte bereits im Jahr 2008 erfolgreich realisiert werden.
Die Vorbereitungen zur Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) nach § 139c AO benötigten hingegen einen deutlich größeren zeitlichen Vorlauf. Dies war insbesondere den äußerst komplexen Rahmenbedingungen bei der Konzeption der W-IdNr. geschuldet, beispielsweise im Hinblick auf die Konstellationen, die bei wirtschaftlich Tätigen berücksichtigt werden müssen, um eine eindeutige und dauerhaft gültige Identifizierung sicherstellen zu können.
Mit der Verordnung zur Vergabe steuerlicher Wirtschafts-Identifikationsnummern (Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung – WIdV, BStBl. Teil I, Seite 1267) sind der Zeitpunkt der Einführung der W-IdNr. sowie Einzelheiten zur Wahrung des Steuergeheimnisses, Richtlinien zur Vergabe der Nummern und Fristen zur Löschung geregelt worden.
Quelle: BMF Monatsbericht November 2024
Wer ist für die Vergabe der Identifikationsnummern zuständig?
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) für wirtschaftlich Tätige wird – wie die Identifikationsnummer (IdNr.) für natürliche Personen – vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. (§ 139a Abs. 1 Satz 1 AO)
So erfolgt im Unterschied zur aktuellen Steuernummernsystematik die Vergabe damit bundesweit einheitlich, was den bürokratischen Aufwand in Zukunft erheblich reduzieren wird.
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergibt bzw. bestätigt für Bürger und Unternehmer verschiedene steuerliche Identifikationsnummern, die für unterschiedliche Zwecke benötigt werden:
- Identifikationsnummer (IdNr.) für Bürger,
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) für Unternehmer,
- Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IDNr.) für Unternehmer.
Welchen Zweck erfüllt die Identifikationsnummer?
Die Identifikationsnummern beschreiben zum „Zwecke der eindeutigen Identifizierung in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren“ ein bundesweit einheitliches und dauerhaftes Identifikationsmerkmal für jeden Steuerpflichtigen.
Alle Verfahrensbeteiligten sollen von einem zentralen, klar strukturierten Ordnungskriterium profitieren, was den administrativen Alltag und die Kommunikatin mit den Finanzbehörden erheblich erleichtert.
Zukünftig findet die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IDNr.) Verwendung als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer (beWiNr.) nach dem UnternehmensBasisdaten-RegisterGesetz (UBRegG).
Die bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer (beWiNr.) dient der registerübergreifenden eindeutigen Identifikation der im Unternehmensbasisdatenregister („Basisregister“) geführten Unternehmen.
Der Aufbau dieses Basisregisters beim Statistischen Bundesamt ist ein zentrales Vorhaben zur Verwaltungsdigitalisierung und -modernisierung. Ziel ist es, Unternehmen von Berichtspflichten zu entlasten, indem Mehrfachmeldungen der Stammdaten an unterschiedliche Register vermieden werden („Once-Only“-Prinzip).
In Zukunft wird die zweifelsfreie Identifikation einer privat oder wirtschaftlich handelnden Person also maßgeblich dazu beitragen,
- die Kommunikation zwischen Steuerpflichtigen und Finanzbehörden zu erleichtern,
- vertragliche Vereinbarungen zwischen den privat oder wirtschaftlich tätigen Personenzu vereinfachen,
- die Prozesse bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung zu automatisieren,
- die Aussagekraft deiner Buchhaltung zu erhöhen und
- die Veranlagungsqualität im Besteuerungsverfahren zu verbessern.
Für wen sind die Identifikationsmerkmale bestimmt?
Die Identifikationsmerkmale beschreiben „jeden Steuerpflichtigen und jede sonstige natürliche Person, die bei einer öffentlichen Stelle ein Verwaltungsverfahren führt“.
Steuerpflichtiger im Sinne des Gesetzes ist jeder, der nach einem (deutschen) Steuergesetz steuerpflichtig ist.
Wirtschaftlich Tätige im Sinne des Gesetzes sind
- natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind,
- juristische Personen und
- Personenvereinigungen.
Das ihm zugeteilte Identifikationsmerkmal ist vom Steuerpflichtigen oder von einem Dritten, der Daten dieses Steuerpflichtigen an die Finanzbehörden zu übermitteln hat, bei Anträgen, Erklärungen oder Mitteilungen gegenüber Finanzbehörden anzugeben.
Dies gilt nach Abschluss der Einführungsphase im Jahr 2026; bis dahin ist es den Steuerpflichtigen freigestellt, weiterhin die Steuernummer in den Erklärungsvordrucken zu verwenden.
Welche Angaben werden als Identifikationsmerkmale erfasst?
Identifikationsmerkmal
Das jeweilige Identifikationsmerkmal ist vom Steuerpflichtigen oder von einem Dritten, der Daten dieses Steuerpflichtigen an die Finanzbehörden zu übermitteln hat, bei Anträgen, Erklärungen oder Mitteilungen gegenüber Finanzbehörden anzugeben.
Es besteht aus einer Ziffernfolge, die nicht aus anderen Daten über die betroffene Person gebildet oder abgeleitet werden darf; die letzte Stelle ist eine Prüfziffer.
Natürliche Personen erhalten eine Identifikationsnummer, wirtschaftlich Tätige eine Wirtschafts-Identifikationsnummer.
Steuerpflichtiger im Sinne dieses Unterabschnitts ist jeder, der nach einem Steuergesetz steuerpflichtig ist.
Wirtschaftlich Tätige im Sinne dieses Unterabschnitts sind:
- Natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind,
- juristische Personen,
- Personenvereinigungen
Die betroffene Person ist über die Zuteilung eines Identifikationsmerkmals durch das Bundeszentralamt für Steuern unverzüglich zu unterrichten.
Einzelheiten: § 139a AO
Identifikationsnummer (IdNr)
Die Identifikationsnummer (IdNr) ist eine elfstellige Nummer und enthält keine Informationen über die betreffende Person.
Sie ist dauerhaft gültig und ändert sich auch nicht z. B. durch einen Umzug, eine Namensänderung oder durch die Änderung des Familienstandes.
Eine natürliche Person darf nicht mehr als eine Identifikationsnummer erhalten. Daher darf jede Identifikationsnummer nur einmal vergeben werden.
Die Finanzbehörden dürfen die Identifikationsnummer verarbeiten, wenn
- die Verarbeitung zur Erfüllung der ihnen obliegenden Aufgaben erforderlich ist oder
- eine Rechtsvorschrift die Verarbeitung der Identifikationsnummer ausdrücklich erlaubt oder anordnet.
Andere öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen benötigen eine Einwilligung der betroffenen Person, wenn sie deren Identifikationsnummer datenverarbeiten möchten.
Einzelheiten: § 139b AO
Wirtschafts-Identifikationsnummern (W-IdNr.)
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wird auf Anforderung der zuständigen Finanzbehörde vergeben. Se setzt sich aus den Großbuchstaben „DE“ und daran anschließend neun Ziffern zusammen und gleicht im Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach § 27a UStG. Ausserdem kann sie in manchen Fällen an ihrem Ende zusätzlich ein aus fünf Ziffern bestehendes Unterscheidungsmerkmal enthalten.
Jede Wirtschafts-Identifikationsnummer darf ebenfalls nur einmal vergeben werden, bleibt über die Lebensdauer des wirtschaftlich Tätigen bestehen und wird unter Umständen erst 20 Jahre nach Beendigung der wirtschaftlichen Tätigkeit gelöscht.
Die Finanzbehörden dürfen die Wirtschafts-Identifikationsnummer verarbeiten, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung der ihnen obliegenden Aufgaben erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet.
Andere öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen dürfen die Wirtschafts-Identifikationsnummer nur verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben oder Geschäftszwecke oder für Datenübermittlungen zwischen ihnen und den Finanzbehörden erforderlich ist.
Soweit die Wirtschafts-Identifikationsnummer andere Nummern ersetzt (, z.B. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), bleiben Rechtsvorschriften, die eine Übermittlung durch die Finanzbehörden an andere Behörden regeln, unberührt.
Einzelheiten: § 139c AO
Wer ist „wirtschaftlich tätig“?
Der Begriff „wirtschaftlich Tätige“ wird nach § 139a Abs. 3 AO in drei Gruppen unterteilt, um jedes Rechtssubjekt, das wirtschaftlich in Deutschland tätig ist, zu erfassen:
- natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind,
- juristische Personen,
- Personenvereinigungen.
Weitere Fragen und Antworten zur Wirtschafts-Identifikationsnummer
Was unterscheidet die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von der Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dient speziell dem innergemeinschaftlichen Handel innerhalb der EU und ist für Unternehmen relevant, die Waren oder Dienstleistungen grenzüberschreitend innerhalb der EU anbieten.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer hingegen ist ein Identifikationsmerkmal, das alle Unternehmen in Deutschland erhalten und primär für steuerliche Zwecke innerhalb Deutschlands verwendet wird.
Solle die Wirtschafts-IdNr. die Umsatzsteuer-IdNr. ersetzen?
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ersetzt aktuell nicht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder andere bestehende Identifikationsnummern.
Sie wird parallel zu diesen verwendet und kann in bestimmten Fällen perspektivisch dazu beitragen, andere Nummern zu ersetzen.
Muss die Wirtschafts-IdNr. separat beantragt werden?
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wird bei einer Neugründung automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Hierfür ist kein separater Antrag erforderlich.
Auch für bestehende Unternehmen wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer ohne eigenes Antragsverfahren vom Bundeszentralamt für Steuern ohne Antrag des Steuerpflichtigen zugeteilt.
Wer erhält ein zusätzliches Unterscheidungsmerkmal?
Bei der erstmaligen Zuteilung einer Wirtschafts-Identifikationsnummer nach den § 1 Absätze 2 bis 4 der Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung – WidVwird der Wirtschafts-Identifikationsnummer dauerhaft das Unterscheidungsmerkmal 00001 zugeordnet.
Für jede weitere wirtschaftliche Tätigkeit, jeden weiteren Betrieb und jede weitere Betriebstätte eines wirtschaftlich Tätigen werden die Unterscheidungsmerkmale nach § 139c Absatz 5a Satz 3 der AO in zeitlicher Reihenfolge der Datenübermittlung der zuständigen Finanzbehörde ab 1. März 2026 zugeordnet.
Wie lange bleibt die Wirtschafts-IdNr. gültig?
Die beim Bundeszentralamt für Steuern nach § 139c Absatz 3 bis 5a AO gespeicherten Daten sind zu löschen, „wenn sie zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Finanzbehörden nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch 20 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die wirtschaftliche Tätigkeit beendet wurde.“
Wie erfolgt die Bekanntgabe der Wirtschafts-IdNr.?
- Die Bekanntgabe für wirtschaftlich Tätige, die bereits über eine USt-IdNr. verfügen, erfolgt durch Öffentliche Bekanntmachung.
- Die Bekanntgabe der W-IdNr. für wirtschaftlich Tätige, die keine USt-IdNr. Besitzen, Kleinunternehmer sind oder ihre wirtschaftliche Tätigkeit neu aufnehmen erfolgt über ELSTER.
- Die Unterscheidungsmerkmale nach § 139c Absatz 5a Satz 3 AO für weitere wirtschaftliche Tätigkeiten, Betriebe und Betriebstätten eines wirtschaftlich Tätigen werden dem wirtschaftlich Tätigen vom Bundeszentralamt für Steuern ab dem 1. März 2026 mitgeteilt.
Wie werden die Identifikationsnummern verarbeitet?
Die Finanzbehörden dürfen die Identifikationsnummer verarbeiten, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung der ihnen obliegenden Aufgaben erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift die Verarbeitung der Identifikationsnummer ausdrücklich erlaubt oder anordnet.
Andere öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen dürfen ohne Einwilligung der betroffenen Person
- die Identifikationsnummer nur verarbeiten, soweit dies für Datenübermittlungen zwischen ihnen und den Finanzbehörden erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift die Verarbeitung der Identifikationsnummer ausdrücklich erlaubt oder anordnet,
- ihre Dateisysteme nur insoweit nach der Identifikationsnummer ordnen oder für den Zugriff erschließen, als dies für regelmäßige Datenübermittlungen zwischen ihnen und den Finanzbehörden erforderlich ist,
- eine rechtmäßig erhobene Identifikationsnummer eines Steuerpflichtigen zur Erfüllung aller Mitteilungspflichten gegenüber Finanzbehörden verwenden, soweit die Mitteilungspflicht denselben Steuerpflichtigen betrifft und die Verarbeitung nach Nummer 1 zulässig wäre,
- eine durch ein verbundenes Unternehmen im Sinne des § 15 des Aktiengesetzes oder ein Unternehmen einer kreditwirtschaftlichen Verbundgruppe rechtmäßig erhobene Identifikationsnummer eines Steuerpflichtigen zur Erfüllung aller steuerlichen Mitwirkungspflichten verwenden, soweit die Mitwirkungspflicht denselben Steuerpflichtigen betrifft und die verwendende Stelle zum selben Unternehmensverbund wie die Stelle gehört, die die Identifikationsnummer erhoben hat und die Verarbeitung nach Nummer 1 zulässig wäre.
Quelle: § 139b Abs. 2 AO
Wie werden Wirtschafts-Identifikationsnummern verarbeitet?
Die Finanzbehörden dürfen die Wirtschafts-Identifikationsnummer verarbeiten, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung der ihnen obliegenden Aufgaben erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet.
Andere öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen dürfen die Wirtschafts-Identifikationsnummer nur verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben oder Geschäftszwecke oder für Datenübermittlungen zwischen ihnen und den Finanzbehörden erforderlich ist.
Soweit die Wirtschafts-Identifikationsnummer andere Nummern ersetzt, bleiben Rechtsvorschriften, die eine Übermittlung durch die Finanzbehörden an andere Behörden regeln, unberührt.
Quelle: § 139c Abs. 2 AO
Verwandte Quellen:
- §§ 139a bis 139e Abgabenordnung
- Verordnung zur Vergabe steuerlicher Wirtschafts-Identifikationsnummern (Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung – WIdV)
- BMF Monatsbericht November 2024
- FAQ BMF zur Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummern
- Die Wirtschafts-Identifikationsnummer, Bundeszentralamt für Steuern
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