Pro- und Contra einer digitalen Ablage

Digitale Ablage: Pro und Contra im Überblick

Was spricht FÜR und was GEGEN eine digitale Ablage? Wann macht ein elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) Sinn und welche Dokumente solltest du unbedingt im Original aufbewahren?

Diese Fragen sind nicht trivial! Denn Unordnung deiner Ablage kann deine Existenz gefährden!

Wenn dein Dokumentenmanagement nicht funktioniert, du den Zugriff auf deine Daten verloren hast und du wichtige Dokumente bei Bedarf nicht mehr vorlegen kannst, kannst du in ernsthafte Schwierigkeiten kommen.

Dieser Beitrag ist der der zweite einer Mini-Serie zum Thema Ablage und Dokumentenmanagement. In dieser zeige ich, auf welche 7 Kriterien es beim Umstieg auf eine elektronische Ablage ankommt, welche Vor- und Nachteile eine papierlose Ablage hat und wie deine Ablage mühelos und wann digital gelingt. 

Lass‘ uns gemeinsam den Schritt in die digitale Zukunft gehen und deine Ablage einfachersicherer und GoBDkonform gestalten!

PRO – Was spricht FÜR eine digitale Ablage?

  • Effizienzsteigerung: Dokumente können schnell gefunden und bearbeitet werden, wodurch die Arbeitsabläufe beschleunigt werden. Suchzeiten werden drastisch reduziert, da Dokumente digital durchsuchbar sind.
  • Kosteneinsparungen: Reduzierung von Papier-, Druck- und Lagerkosten. Weniger physische Speicherplätze sind erforderlich, und der Bedarf an Bürofläche kann gesenkt werden.
  • Platzersparnis: Physische Dokumente benötigen viel Platz. Elektronische Dokumente können auf Servern oder in der Cloud gespeichert werden, was den Platzbedarf minimiert.
  • Zugriffsmöglichkeiten: Dokumente können von überall und jederzeit abgerufen werden, sofern eine Internetverbindung besteht. Dies erleichtert mobiles Arbeiten und die Zusammenarbeit in verteilten Teams.
  • Sicherheit: Elektronische Systeme bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Trails, die den Schutz sensibler Daten gewährleisten.
  • Compliance und rechtliche Sicherheit: Elektronische Dokumentenmanagementsysteme können dabei helfen, gesetzliche Anforderungen und Branchenvorschriften leichter einzuhalten, indem sie eine strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation ermöglichen.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und zusammenarbeiten, was die Teamarbeit verbessert und die Produktivität steigert.
  • Versionskontrolle: Elektronische Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen die Verwaltung verschiedener Dokumentenversionen, sodass Änderungen nachvollziehbar und ältere Versionen jederzeit wiederherstellbar sind.
  • Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zum Umweltschutz bei und fördert nachhaltige Geschäftspraktiken.
  • Automatisierung von Prozessen: Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert werden, z.B. das Versenden von Dokumenten oder das Erstellen von Berichten, was die Effizienz weiter steigert.

CONTRA – Was spricht GEGEN eine digitale Ablage?

  • Cybersecurity-Bedrohungen: Elektronische Systeme sind anfällig für Cyberangriffe wie Hacking, Phishing und Malware, was zu Datenverlust oder Datenmissbrauch führen kann.
  • Datenschutzverletzungen: Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen können dazu führen, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten, was rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen kann.
  • Systemausfälle: Technische Probleme, Serverausfälle oder Softwarefehler können den Zugriff auf wichtige Dokumente beeinträchtigen oder unmöglich machen.
  • Abhängigkeit von Technologie: Die Funktionalität des gesamten Dokumentenmanagements ist von der Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Technologie abhängig. Bei Ausfällen kann der Betrieb erheblich gestört werden.
  • Hohe Implementierungskosten: Die Einführung eines EDM-Systems kann mit hohen Kosten für Software, Hardware und Schulungen verbunden sein.
  • Komplexität der Verwaltung: Die Verwaltung und Wartung von EDM-Systemen erfordert technisches Know-how und kontinuierliche Überwachung, was zusätzliche Ressourcen beanspruchen kann.
  • Benutzerakzeptanz: Mitarbeiter müssen geschult werden und sich an die neuen Systeme und Prozesse gewöhnen. Widerstand oder Unwillen zur Anpassung kann die Effektivität des Systems beeinträchtigen.
  • Datenmigration: Die Umstellung von physischen auf digitale Dokumente kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Daten können verloren gehen oder beschädigt werden.
  • Rechtliche Unsicherheiten: Änderungen in gesetzlichen Vorschriften können die Anforderungen an die Dokumentenverwaltung verändern, was Anpassungen am EDM-System erfordern kann.
  • Veraltete Technologien: Schnell fortschreitende technologische Entwicklungen können dazu führen, dass ein neu implementiertes EDM-System in kurzer Zeit veraltet und erneuert werden muss, was weitere Kosten verursacht.

Welche Dokumente solltest du im Original aufbewahren?

  • Bereits existente Dokumente auf Papier müssen „nach-digitalisiert“ werden. Hierfür solltest du dir einen vernünftigen Dokumentenscanner anschaffen, den du einfach und intuitiv bedienen kannst.
  • Wichtige Dokumente (so genannte Evergreen-Dokumente [1]), die im Original auch weiterhin nötig werden, sollten digital UND in Papierform abgelegt werden. Hierzu zählen
    • sogenannte Personenstandsdokumente, wie z.B. Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde, Scheidungsurteile und
    • persönliche Dokumente wie z.B. Personalausweis und Führerschein, aber Führungszeugnisse, Schul-, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse. 
  • Darüber hinaus solltest du auch andere Unterlagen, die als Nachweis einer Qualifikation, Sachkunde oder Berechtigung benötigt werden, digital UND in Papierform ablegen. Es handelt sich um so genannte Semi-Evergreen-Dokumente, die du so lange aufheben solltest, wie es erforderlich ist.
  • Gleiches gilt für Dokumente und Unterlagen, die dem Nachweis einer Rechtsposition, der Durchsetzung rechtlicher Ansprüche oder der Abwehr fremder Ansprüche dienen. Hierzu zähle ich vor allem notarielle Urkunden für die Übertragung von Grundstücken und Gesellschaftsanteilen, aber auch manche Verträge, Steuer-, Bank- und Versicherungsunterlagen. 

Zusammenfassung

Die Auflistung der Argumente FÜR oder GEGEN eine digitale Ablage verdeutlicht, dass den Chancen auch Herausforderungen gegenüberstehen, die es abzuwägen gilt.

Daher ist es besonders wichtig, die Einführung eines Elektronischen DokumentenManagementSystems (EDMS) sorgfältig zu planen.


[1] Evergreen, also „immer grün“, meint etwas Wiederkehrendes, was sozusagen kein Verfallsdatum trägt. In unserem Zusammenhang sind damit alle Unterlagen, Dokumente und Urkunden gemeint, aus denen sich die Existenz bzw. Identität einer Person oder die Begründung oder das Erlöschen eines Rechtsanspruches ableiten lassen. Daher ist es von besonderer Bedeutung, dass du diese Dokumente zu jedem Zeitpunkt im Original – also unverändert und gut lesbar – vorlegen kannst. 



Kommentare

2 Antworten zu „Digitale Ablage: Pro und Contra im Überblick“

  1. […] Wenn du dir noch nicht sicher bist, ob du deine Ablage digital organisieren willst, lies einmal hier nach, was FÜR und GEGEN eine digitale Ablage spricht. […]

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