„Back to the roots“ oder warum Ablage so wichtig ist

Organisation schafft Struktur und Ordnung und sichert Markterfolg

Mitte der 1980er Jahre habe ich während meiner ersten kaufmännischen Ausbildung im Groß- und Außenhandel lernen und erfahren dürfen, wie perfekt ein mittelständisches Unternehmen organisiert sein kann.

Es war offensichtlich, dass die miteinander verabredete Organisation allen im und am Unternehmen tätigen Menschen Struktur und Ordnung gab und im Ergebnis zum wirtschaftlichen Markterfolg des Unternehmens beitrug. 

Freilich erst im Laufe meiner darauffolgenden Lehr- und Wanderjahre für andere Unternehmen und Menschen habe ich verstanden und wertschätzen gelernt, wie gut durchdacht die damals schon weitestgehend digitalisierten Arbeitsabläufe im Unternehmen ineinandergriffen und wie reibungslos die Organisation auf allen Ebenen des Unternehmens funktionierte. 

Optimierte Arbeitsabläufe sichern effiziente Informationsverarbeitung

Mir fiel im Laufe der Zeit außerdem auf, dass sehr viele Menschen – und zwar unabhängig von ihrem Alter, ihrem Ausbildungshintergrund oder ihrer beruflichen Tätigkeit – Schwierigkeiten damit haben, nicht nur relevante von irrelevanten Informationen auseinander zu halten, sondern auch zwischen Vertrag, Rechnung und Zahlungserinnerung zu unterscheiden. 

Die Beschäftigung mit wirtschaftlichen, steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Zusammenhängen wird insbesondere im privaten Kontext der Menschen, aber auch bei Selbständigen und in vielen, vor allem kleinen und inhabergeführten Unternehmen häufig in Gänze vernachlässigt. 

Und weil das so ist, erkläre ich dir in diesem Beitrag, auf was es bei einer Ablage im Wesentlichen ankommt und wie du schaffst, dich mit wenig Mehraufwand und vergleichsweise geringem technischen Wissen besser zu organisieren. 

Nutze ein Wochenende für deine perfekte Ablage

Zunächst empfehle ich dir, in einer ruhigen Woche oder an einem verregneten Wochenende ein paar Stunden Zeit zu blocken und dich mit Tee, Kaffee und gerne auch ein paar Keksen einzudecken – du wirst zwischendurch bestimmt eine Pause brauchen. Wenn du magst, lege gute Musik auf und schon kannst du loslegen und in 5 Schritten deine perfekte Ablage einrichten!

In Schritt 1 benötigst du einen handelsüblichen Dokumentenscanner, einen Ablagekasten, einen Kugelschreiber, Papier für deine Notizen oder ein paar bunte Haftnotizen.

In Schritt 2 sortierst du aus: Räume deine Schreibtischfläche, Schubladen, Schränke, Caddys und was immer dir als „Ablage“ bisher diente auf! Entferne und entsorge alles, was du nicht mehr benötigst. Es schadet auch nicht, wenn du die Gelegenheit nutzt, deinen Arbeitsplatz, die Schubladen und Schränke gründlich zu reinigen und dies in regelmäßigen Abständen zu wiederholen.

Im Schritt 3 verschaffst du dir einen ersten Überblick, welche Art von Verträgen, Dokumenten und Belegen du bisher wo, wie, wann und vielleicht auch warum gesammelt hast und auf welchen Kanälen du sie erhältst.

Im Schritt 4 machst du dir einen Plan, was du aufheben musst, solltest oder möchtest und welchen Standard du dir dabei setzt. Bestimme eine feste Ablagestruktur und lege einen festen Tag in der Woche, im Monat, Quartal und Jahr fest, an dem du dir Zeit für deine Ablage und für das Überprüfen deiner Ablagestruktur nimmst. Halte diesen Termin unbedingt ein! Sollte doch einmal etwas dazwischenkommen, trage dir sofort einen Ersatztermin ein. Bestimme auch einen festen Platz für Stifte, Tacker, Locher, Ablagekörbchen, deine laufenden Vorgänge und alle weiteren Utensilien. Mache auch diese Anordnung zu deinem Standard. So vermeidest du lange Suchzeiten. Gewöhne dir an, unbenötigte (Werbe-)Informationen, unrelevant gewordene Dokumente, verbrauchte Stifte/verbrauchtes Material etc. direkt zu entsorgen.

Im Schritt 5 machst du einen Termin mit dir selber aus, wann du zukünftig deine Ordnung schaffst. Sei diszipliniert, halte alle Regeln ein und verbessere (überprüfe) dich ständig. Sei konsequent und halte deine neue Ordnung ein. Überprüfe regelmäßig, ob deine Standards noch sinnvoll sind, passe diese nach Bedarf an und erreiche so eine stete Verbesserung.

Hinweis: Wenn du im Team arbeitest, entwickle – wo angebracht – die Standards im Team gemeinsam und motiviert euch so gegenseitig zur Einhaltung und Verbesserung der gemeinsam verabredeten Organisation und Struktur.