Welche 7 Kriterien machen eine gute Ablage aus? Ist papierlos wirklich alternativlos, wenn es um eine gute Ablage geht? Und was bedeutet überhaupt „gut„?

Dieser Beitrag ist der erste einer Mini-Serie zum Thema Ablage und Dokumentenmanagement. Wir beginnen mit den 7 wichtigsten Kriterien für eine gute Ablage.

Lass‘ uns gemeinsam den Schritt in die digitale Zukunft gehen und deine Ablage einfacher, sicherer und GoBD–konform gestalten!

„Gute“ Ablage – Was bedeutet das eigentlich?

Sorgfaltspflichten ordentlicher Kaufleute

„Gut“ meint in diesem Zusammenhang: Sie entspricht den Sorgfaltspflichten ordentlicher Kaufleute.

Die Ablage ordentlicher Kaufleute ist dann ordentlich und damit ordnungsgemäß, wenn sie

• klar und benutzerfreundlich strukturiert,
• anpassungsfähig und skalierbar organisiert ist,
• hohe Qualitäts- und Sicherheitsstandards einhält und
• einem vernünftigen Kosten-Nutzen-Verhältnis entspricht.

Die GoBD legen „ordnungsmäßig“ neu aus

Das Bundesfinanzministerium hat diese Sorgfaltspflichten modern interpretiert und ihre Entsprechung in die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingebracht.

Aktualität der Verwaltungsvorgaben

Die GoBD, veröffentlicht mit Schreiben vom 14. November 2014 lösten die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab und traten am 01. Januar 2015 in Kraft. Mit Schreiben vom 28. November 2019 wurden die GoBD aktualisiert und traten am 01. Januar 2020 in Kraft.

Eine weitere Überarbeitung der GoBD erfolgte nun aufgrund des „Gesetzes zur Umsetzung der DAC7-Richtlinie“. In der Fassung vom 11. März 2024 gelten sie ab dem 1. April 2024.

Aktualisiert wurden insbesondere die Ausführungen zum Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff durch die Finanzverwaltung.

Darüber hinaus erweitert das BMF sein Schreiben um eine Anlage, in welcher es ergänzende Informationen zur Datenüberlassung bereitstellt.

7 Kriterien im Überblick

Es ist daher von Vorteil, wenn du die nun folgenden 7 Kriterien für Ordnung und Struktur deiner Ablage berücksichtigst, die du mehr oder weniger klar in den GoBD beschrieben findest.

Ordnung und Struktur deiner Ablage sind prinzipiell technologieneutral

Grundsätzlich ist es egal, ob du dich mit herkömmlichen oder digitalen Aktenordnern, Unterordnern Registern, Laschen oder Mappen organisierst, solange die von dir ausgewählte Ordnung und Struktur deiner Ablage ihren eigentlichen Zweck erfüllt:

Du willst jederzeit ohne aufwendiges Suchen und irreversiblen Datenverlust auf all deine wichtigen Dokumente, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge und andere betriebliche und persönliche Informationen zugreifen können!

Warum ist das wichtig?

• Du willst am Ende des Jahres den Überblick behalten, wofür du dein Geld ausgegeben hast!
• Du willst nachweisen können, wieviel du verdient und wann du welche Rechnung bezahlt hast!
• Du willst wissen können, wie viel Geld du angespart und in welche Wertpapiere du investiert hast!
• Du willst nachhalten können, wie lange du noch Kredite und Darlehen zurückzahlen musst!
• Du willst beurteilen können, ob du dir eine schönere Wohnung, ein neues Fahrrad oder einen genialen Urlaub leisten kannst!
• Du willst wissen, wie hoch deine Steuererstattung vom Finanzamt in diesem Jahr ausfällt?
• Notiere dir, welche Gründe dir noch einfallen und du wirst noch mehr Gefallen an einer neuen Ordnung und Sortiertheit finden!

Die Finanzverwaltung empfiehlt weder ein spezielles System, noch gibt sie ein spezielles Testier- oder Zertifizierungsverfahren vor. In der Wahl deiner Mittel und Werkzeuge bist du also völlig frei.

BMF zu GoBD vom 11.03.2024, TZ. 179 – 181

Entscheidend ist einzig und alleine, dass du dich in deiner Ablage zurechtfindest und die richtigen Unterlagen und Dokumente so lange wiederfindest, wie du sie brauchst und diese dann auch lesen kannst; denn nur durch Vorlage der richtigen Rechnungen, Verträge oder Zahlungsnachweise kannst du

• steuermindernde Sachverhalte beweisen oder dich gar gegen einen Vorwurf von Steuerverkürzung oder gar Steuerhinterziehung wehren,
• deinen Anspruch auf Auszahlung einer Lebensversicherung, eines Sparplans oder einer Rente beweisen,
• die Abzahlung eines Ratenkaufes, eines Darlehens oder einer anderen finanziellen Verpflichtung nachweisen.

Ich empfehle dir die Anlage eines Ablageplanes, den du immer dann aktualisierst, wenn ein bestehender Vertrag ausläuft oder du einen neuen abschließt.

Deine Ablage muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein

Du solltest alle Belege, Aufzeichnungen und Unterlagen aufbewahren, die dem Verständnis und der Überprüfung von Sachverhalten – also Geschäftsvorfällen – dienen, die für die Besteuerung im Einzelfall von besonderer Bedeutung sind.

Im nicht unternehmerischen Bereich

Hierzu zählen im nicht unternehmerischen Bereich vor allem:

• Original-Handwerkerrechnungen und die zugehörigen Überweisungsträger als Nachweis der unbaren Bezahlung,
• Original-Spenden- und Zuwendungsbestätigungen als Nachweis deiner Zahlung zur Unterstützung gemeinnütziger Zwecke
• Original-Steuerbescheinigung zusammen mit der zugehörigen Erträgnisaufstellung deines Bankinstituts
• Original-Rechnung für den Kauf eines Arbeitsmittels oder deiner Büroausstattung, wie z.B. Laptop, Schreibtischlampe oder Softwaretool
• Original-Rechnung für den Kauf eines Sachbuches oder einer Weiterbildung
• Grundbuchauszug als Nachweis der Eigentümerstellung, notarielle Beurkundung eines Grundstück-Kaufvertrages nebst Gebührennoten des Notars, Rechnungen von Amtsgericht, Makler, Handwerkern, Grunderwerbsteuerbescheid und Grundsteuerbescheid vom Finanzamt u.a. als Nachweis der Höhe der Anschaffungskosten und Anschaffungsnebenkosten sowie Darlehensverträge zur Darlegung der Herkunft der Mittel, mit denen die Anschaffung finanziert wurde, Baugenehmigung und Wohnflächenberechnung des Architekten
• und vieles mehr.

In eine gute Ablage gehören neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die geeignet sind, einen steuerrechtlich relevanten Sachverhalt nachvollziehbar und nachprüfbar zu dokumentieren. Dies gilt besonders, aber nicht nur, im unternehmerischen Bereich.

Im unternehmerischen Bereich

Im unternehmerischen Bereich sind es vor allem die Original-Rechnungen deiner Lieferanten und Dienstleistungserbringer, und einen Hinweis auf deren – unbare – Bezahlung, die du jederzeit nachvollziehen können solltest.

Denn diese sind als Nachweis deiner betrieblichen Aufwendungen, z.B. während einer Betriebsprüfung vorzulegen. Auch dann, wenn du Gewährleistungsansprüche geltend machen willst, ist die Vorlage einer Original-Rechnung unerläßlich.

Außerdem kommen eine Vielzahl weiterer Unterlagen, Dokumente und Informationen hinzu, die im Wesentlichen von der Art, dem Gegenstand und Arbeitsweise deines Unternehmens bestimmt werden.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind hingegen reine Entwürfe von Verträgen und Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.

Allgemeingültige Regeln

Bitte denke daran, dass deine Buchhaltung deutschen Gesetzen und europäischen Richtlinie entsprechen muss.

Das bedeutet, dass unsere Amtssprache deutsch ist und Geldeinheiten in Euro auszudrücken sind.

Du solltest also immer darauf achten, dass sämtliche Informationen in deutscher Sprache bzw. in amtlicher Übersetzung vorliegen und dass Fremdwährungen in Euro umzurechnen sind.

Auch solltest du immer sicherstellen, dass sich einzelne Sachverhalte in ihrer Entstehung und in ihrer Abwicklung lückenlos nachvollziehen lassen.

Dies gilt so lange, wie du zur Aufbewahrung der Unterlagen verpflichtest bist oder diese Unterlagen für dich von besonderer Wichtigkeit sind. Was im Übrigen unter einem „Original“ zu verstehen ist, greifen wir an anderer Stelle noch einmal auf.

Deine Ablage sollte vollständig, vollzählig und lückenlos sein

Deine Ablage sollte vollzählig und lückenlos sein. Das gelingt am ehesten, wenn du dir am Anfang eines jeden Jahres eine Aufstellung machst, in der du alle Verträge und Zahlungsverpflichtungen einzeln einträgst. Notiere hier, was du an wen, warum, wann und in welcher Höhe bezahlen musst.

Am Ende eines jeden Monats kannst du dann durch Vergleich deiner Liste mit den Kontoauszügen und deiner Ablage überprüfen, ob du wirklich alle Rechnungen bezahlt und abgelegt hast oder ob dir eine Rechnung fehlt.

Deine Ablage sollte richtig und wahr sein

Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden (BFH-Urteil vom 24. Juni 1997, BStBl II 1998 S. 51), der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und bei kontenmäßiger Abbildung zutreffend zu kontieren.

Dies gilt insbesondere für Selbständige und Unternehmer, aber auch Private sollten sich bewusst machen, welche Verträge sie schließen und welche Ausgaben sie tätigen.

• Überprüfe daher jede Rechnung, die du erhälst, unmittelbar nach Erhalt auf formale und inhaltliche Richtigkeit.
• Hinterfrage auch, ob dir dieser Vertrag (noch) nützt oder du ihn vielleicht für die Zukunft kündigen oder diese Ausgabe in Zukunft nicht mehr tätigen möchtest.

Um die Richtigkeit einer Rechnung zu bestätigen, musst du die Rechnungsbestandteile prüfen, die der Gesetzgeber im jeweils aktuellen Umsatzsteuergesetz beschreibt.

Die Ablage von Belegen muss zeitnah und unmittelbar erfolgen

Lege Belege in Papierform oder nach einem definierten Scanverfahren in elektronischer Form zeitnah, also möglichst unmittelbar nach deren Erhalt oder Entstehung ab.

So kannst Du am ehesten sicherstellen, dass kein Dokument, keine Rechnung oder Quittung verloren gehen und – bei elektronischen Dokumenten besonders wichtig – verändert oder manipuliert werden kann.

Dies lässt sich einerseits durch organisatorische Vorkehrungen bewerkstelligen, andererseits muss dies gfs. durch technische Maßnahmen gewährleistet werden, so müssen Archivdaten z.B. zeitnah auf das endgültige Archivierungsmedium übertragen werden, damit eine nachträgliche Veränderung oder gar ein reversibler Verlust ausgeschlossen werden kann.

Deine Ablage sollte geordnet und klar strukturiert sein

Der Grundsatz der Klarheit verlangt u. a. eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Zuordnung.

Hier hilft ein Aktenplan, der dir auf einen Blick zeigt, wo du was ablegst und wiederfinden kannst.

Mein TIPP: Verwende dabei nur so viele Ordner, Unterordner und Kategorien, wie du mit maximal 3 Handgriffen (Schrank => Ordner => Register) öffnen bzw. mit 3 Mausklicks (Verzeichnis => Ordner => Unterordner) an die richtige Stelle navigieren kannst.

Im Falle einer elektronischen Ablage ist die Vergabe von sinnvollen Meta-Daten zur Beschreibung der eigentlichen Dokumente sinnvoll.

Deine Ablage muss unveränderbar und sicher sein

Deine Aufzeichnung sollte nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch dürfen solche Veränderungen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

Hier eignen sich elektronische Ablagesysteme besonders gut, weil einzelne Bearbeitungsschritte automatisch festgeschrieben und dokumentiert werden können.

In jedem Fall solltest du darauf achten, dass nur Originalbelege – das gilt auch für elektronische Rechnungen, die als Email-Anhang ins elektronische Postfach abgelegt werden – in einem definierten Arbeitsgang ihren Weg in die Ablage finden und dort nicht wieder entfernt, überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.

Du musst sicherstellen, dass archivierte Akten und Dokumente während ihrer gesamten Aufbewahrungsdauer gut lesbar und auswertbar bleiben.

Das setzt voraus, dass du deine Daten und dein Datenverarbeitungssystem gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) sicherst und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch verlässliche Zugangs- und Zugriffskontrollen) schützt.

Werden deine Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, geht dies immer zu deinen Lasten.

Zusammenfassung

Die papierlose Ablage bietet erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Qualität und Sicherheit. Als Nachteile spielen ein höherer Aufwand für die Implementierung der Systeme, die Kosten für Datensicherheit und die Abhängigkeit von der Technologie eine Rolle.

Die papierlose Ablage ist nicht absolut alternativlos, aber sie ermöglicht die Einhaltung der genannten 7 Kriterien für eine gute Ablage auf eine Weise, die mit papierbasierten Systemen schwer zu erreichen ist.

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Wenn du dir noch nicht sicher bist, ob du deine Ablage digital organisieren willst, lies einmal hier nach, was FÜR und GEGEN eine digitale Ablage spricht.