Vorteile der eRechnungsverarbeitung

7 Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung

Effizienz und Effektivität durch Automatisation

Mit einer guten Buchführungssoftware werden viele manuelle Tätigkeiten wie das Sortieren von Belegen, das Eingeben von Rechnungsdaten und Zahlungsvorgängen sowie die eigentliche Verbuchung auf Konten schrittweise automatisiert.

Die elektronische Rechnungsverarbeitung reduziert den Aufwand in deiner Buchhaltung dank definierter Freigabeprozesse erheblich und minimiert bei richtiger Einrichtung der Systeme deine Fehlerquote um ein Vielfaches.

Automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozesse ermöglichen eine schnellere Zahlungsabwicklung und führen auch dein Mahnverfahren unverzüglich und zuverlässig aus. Dies verbessert deinen Cashflow und hilft Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Wenn deine Buchführungssoftware eingebunden ist in eine schlanke und flexible Dokumentenverwaltung, reduzierst du deinen alltäglichen Arbeitsaufwand um ein Vielfaches und sparst dir eine Menge Zeit und damit Geld für unnötiges Suchen. Beides kannst du an anderer Stelle sinnvoller einsetzen.

Entscheidungsfähigkeit dank Echtzeit-Überblick

  • Jeder Unternehmer sollte schnell auf gesamtwirtschaftliche Entwicklungen, innerbetriebliche Herausforderungen und finanzielle Veränderungen reagieren können.
  • Elektronische Buchführungssysteme bieten umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten auf Knopfdruck, die dich bei der Analyse deiner elektronisch verarbeiteten Daten unterstützen.
  • Die in Echtzeit und von überall verfügbaren Daten aus deinem Unternehmen ermöglichen es dir, fundierte Entscheidungen zu treffen und strategische Anpassungen vorzunehmen und notwendige Maßnahmen umzusetzen.
  • Du gewinnst per Knopfdruck sofort und jederzeit nachvollziehbar einen Echtzeit-Überblick auf dein Unternehmen und lernst so deine wirtschaftliche und finanzielle Situation immer besser einzuschätzen.
  • Dein Controlling wird einfacher, du verstehst die Zahlen und Fakten in deinem Unternehmen immer schneller zu beurteilen und daher fallen dir wichtige Entscheidungen sehr viel leichter.
  • Deine Unternehmensführung wird für dich und andere transparent und nachvollziehbar und vermittelt dir das gute Gefühl, strategische Ziele und deine Finanzplanungen mit mehr Weitsicht vornehmen zu können.
  • Schlussendlich gewinnst du mehr Sicherheit in deinem unternehmerischen Tun und dies verschafft dir Zuversicht und Gelassenheit im Alltag.

Optimierung durch Integration

  • Eine gute Buchführungssoftware kann – auch später noch – in andere Systeme integriert werden, was zu nahtlosen und effizienten Verwaltungsabläufen in deinem Unternehmen führt.
  • Hier ist vor allem an die Integration einer geeigneten Angebots- und Auftragsverwaltung mit Rechnungschreibung für eine fehlerfreie Rechnungsausgangsverarbeitung zu denken.
  • Wenn du dein Beschaffungswesen bereits gut organisiert und viele Eingangsrechnungen zu verarbeiten hast, ist die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung nicht nur möglich, sondern auch sinnvoll.

Viel“ meint hier übriges mehr als 100 Rechnungen pro Tag, aber vielleicht sind für dich auch schon 10 Belege „viel“ und du willst von Anfang an die richtigen Weichen für deine elektronische Rechungsverarbeitung legen.

  • Auch der Einsatz von Zahlungsdienstleistern und die störungsfreie Anbindung deiner Buchführungssoftware an dein Online-Banking zur Weiterverarbeitung aller Zahlungsvorgänge sind hilfreich.
  • Sehr sinnvoll ist auch eine von Anfang an eine GoBD-konforme Belegablage und gut durchdachte Datenorganisation durch aufeinander abgestimmte elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS), Kundenbeziehungssysteme (CRM) und Systeme für eine effektive „Unternehmens-Ressourcen-Planung“ (ERP).

Kosteneinsparung und Ressourcenschonung dank Skalierbarkeit

  • Durch eine eigene Buchführung mit elektronischer Daten-, Beleg- und Rechnungsverarbeitung reduzierst du deine Betriebs- und Verwaltungskosten von Anfang an:
  • Der Wechsel zu elektronischen Rechnungen spart in jedem Fall die Kosten für den Einkauf und die Lagerung des nun nicht mehr benötigten Papieres. Außerdem entfallen die Kosten für Druck und Versand der Rechnungen und Belege und natürlich die Raum- und Lagerkosten für ein Papierarchiv.
  • Durch automatische Prüf- und Kontrollschritte einer Buchführungssoftware gelingt die Reduktion von Eingabe- und Ablagefehler von vornherein. Dies senkt sowohl die Kosten für die spätere Korrektur dieser Fehler als auch den Aufwand für die Durchführung von Kontrollen vor internen oder externen Prüfungen.
  • Die Kosten für eine elektronische Buchführungssoftware steigen nicht linear mit dem Volumen der mit ihr durchgeführten Transaktionen. elektronische Buchführungssysteme sind daher gut skalierbar und können daher problemlos an größere Datenverarbeitungsmengen angepasst werden, ohne dass erhebliche zusätzliche Kosten anfallen.
  • Der Traum vom papierloses Büro kommt mit einer elektronischen Rechnungsverarbeitung näher. Dies reduziert den Papierverbrauch, spart Geld und Zeit und schont unsere Umwelt. Eine elektronische Buchhaltung trägt also zur Nachhaltigkeit deines Unternehmens bei.

Rechtsicherheit und Konformität dank definierter Verwaltungsprozesse

  • Eine elektronische Buchführung mit automatisierter Rechnungsverarbeitung sorgt nicht nur dafür, dass alle Mindestanforderungen des Gesetzgebers an Inhalt und Form einer Rechnung eingehalten werden können.
  • Sie sorgt auch dafür, dass du bereits bei Erstellung einer Rechnung die Voraussetzungen für ihre gesetzeskonforme Archivierung und jederzeitige Lesbarkeit und langfistige Auffindbarkeit schaffst.
  • Dies erleichtert dir die Erfüllung deiner gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und erhöht deine Prüfungssicherheit.
  • Die meisten Anbieter beachten hohe Sicherheitsstandards bereits bei der Programmierung ihrer Buchführungssoftware, einschließlich verschlüsselter Datenübertragung und sicherer Speicherung, wodurch die Sicherheit und Vertraulichkeit deiner Daten bereits durch die Auswahl der für dich richtigen Software und die verständige Inbetriebnahme und Einrichtung derselben gewährleistet sein dürfte.

Höhere Kundenzufriedenheit dank professioneller Rechnungen

  • Eine elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglicht die schnelle und präzise, aber vor allen Dingen GoBD-konforme Rechnungsstellung und -versendung. Dies wirkt professionell und erhöht die Kundenzufriedenheit.
  • Professionelle Rechnungen und eine GoBD-konforme Buchhaltung tragen zu einem positiven Image deines Unternehmens bei und stärken das Vertrauen deiner Kunden und Geschäftspartner.
  • Durch die elektronische Rechnungsverarbeitung können Rechnungen schneller und effizienter erstellt und versendet werden, was die Zahlungsabwicklung beschleunigt und die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten verbessert.
  • Elektronische Rechnungen können auch von deinen Kunden effizienter verarbeitet werden. Sie können die Rechnungen leichter nachvollziehen und du kannst auf Rückfragen schneller antworten. Dies erhöht nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch die die Zahlungsbereitschaft und verringert das Risiko von verspäteten Zahlungen.

Saisonale Schwankungen meistern

  • Effizientes Management von Spitzenzeiten: Unternehmen mit saisonalen Schwankungen (z. B. Einzelhandel während der Weihnachtszeit) profitieren von der Effizienz einer elektronischen Rechnungsverarbeitung, da die Arbeitslast in Spitzenzeiten besser bewältigt werden kann.
  • Rasche Anpassung an wechselnde Anforderungen: Bei stark schwankenden Geschäftstätigkeiten ist es wichtig, dass die Buchführung flexibel und schnell an veränderte Anforderungen angepasst werden kann. Online-Lösungen bieten die Flexibilität, schnell auf saisonale Schwankungen reagieren zu können.

Lesetipp: Schau‘ dir auch die Beiträge meiner Mini-Serie zum Thema Ablage und Dokumentenmanagement an. In dieser zeige ich, auf welche 7 Kriterien es bei einer guten Ablage ankommt, welche Vor- und Nachteile eine papierlose Ablage hat und wie deine Ablage mühelos und wann digital gelingt. 


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