Bunte Uhren

Wie gelingt ein erfolgreicher Mandatseinstieg?

Wie wird der Mandatseinstieg erfolgreich? Ich glaube, wir haben in mehr als 25 Jahren Selbständigkeit so Einiges ausprobiert, um den Mandatseinstieg für beide Seiten so angenehm und damit „erfolgreich“ wie möglich zu gestalten. Manches davon war gut, manches hat eher nicht funktioniert. Was ist also „richtig“?

Auf der Suche nach dem „goldenen“ Mittelweg gehen wir nun nach einem 4-Schritte-Plan für den erfolgreichen Mandatseinstieg vor. Dieser hat sich in den letzten Jahren als recht zielführend erwiesen.

Erstgespräch

Ein erstes – kostenloses – Gespräch (ErstGespräch) in unserer Kanzlei ist dazu bestimmt, dein persönliches Anliegen zu erfragen.


Anmerkung: Sollten wir im Laufe des ErstGespräches erkennen, dass ein gewisser Handlungsdruck besteht, leiten wir zunächst über in eine – kostenpflichtige – ErstBeratung. Wenn der Handlungsdruck behoben ist, setzen wir die ordentliche Mandatsklärung für einen erfolgreichen Mandatseinstieg fort. Worin der Unterschied zwischen einem ErstGespräch und einer ErstBeratung bei dem Steuerberater deiner Wahl ausserdem besteht, habe ich hier beschrieben.


  • Zunächst führen wir ein kurzes Interview. Wir möchten dich kennenlernen und dein Anliegen verstehen, bevor wir in die Mandatsklärung einsteigen.
  • Wir unterhalten uns über deine persönliche und wirtschaftliche Situation sowie über deinen steuerlichen Status.
  • Uns interessiert neben deinem beruflichen Werdegang, was du in der nächsten Zukunft planst. Welche Schritte hast du bereits auf dem Weg dorthin unternommen? Wobei können wir dich nun unterstützen?
  • Wir erklären dir, welche zeitlichen, technischen und finanziellen Ressourcen dein Mandat benötigt.

Nach diesem ersten Gespräch dürfte dir und uns klar sein, ob wir in den nächsten Schritt, die ordentliche Mandatsklärung, einsteigen.

Merke: Eine kostenpflichtige StEUerBeratung erfolgt immer erst im Anschluss an die einvernehmliche Mandatsklärung sowie nach Unterzeichnung eines Steuerberatervertrages.

Mandatsklärung

Nachdem du uns dein Anliegen erläutert hast, stellen wir für dich einen individuellen Plan für den Mandatseinstieg in ein zukunftsweisendes Mandat zusammen.

Neben den Kosten, die während der Einführungsphase im Mandat entstehen, verabreden wir einen verläßlichen Kostenrahmen für die laufende StEUerBeratung. Auch können andere Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Mandat empfehlenswert sein und deinen Mandatsumfang abrunden.


Anmerkung: Während der Mandatsklärung schauen wir uns sehr genau an, wie

  • gepflegt deine Stammdaten,
  • aktuell deine Vollmachten,
  • durchdacht deine Verträge und
  • wie vollständig deine wichtigen Dokumente sind.

Außerdem interessiert uns, wo du steuerlich, wirtschaftlich und finanziell stehst:

  • Deckt sich der im ErstGespräch vermittelte Eindruck tatsächlich mit den Erkenntnissen aus der Mandatsklärung?
  • Gilt es finanzielle und wirtschaftliche Abhängigkeiten zu beachten, die deine Entscheidungsfähigkeit einschränken?
  • Hast du wichtige Lebensentscheidungen getroffen, die Einfluss auf dein berufliches Umfeld nehmen (sollten)?

Aus diesen Einsichten leiten wir auf Basis unserer jahrelangen Erfahrung mit Krisenmandaten wichtige Beratungsfelder und notwendige erste Bearbeitungsschritte ab.

Auf diese Weise konkretisiert sich sehr schnell der Umfang deines Mandats und ein konkreter Plan für die ersten 100 Tage im Mandat entsteht.

Außerdem gehört zu einem erfolgreichen Mandatseinstieg die Datenübernahme vom Vorberater. Hierbei achten wir zuerst auf die Vollständigkeit und Lesbarkeit der zur Verfügung gestellten Daten. Im zweiten Schritt überprüfen wir die Qualität der Daten und leiten hieraus weitere Maßnahmen ab.


  • Zunächst fragen wir sämtliche Stammdaten, Vollmachten und Verträge sowie wichtige Dokumente ab. Dies betrifft zum einen deine Personenstandsdaten sowie die deiner Familie, da dies für die Beurteilung der privaten steuerlichen Situation von Bedeutung ist. Aber es betrifft natürlich auch und gerade deine betriebliche Ebene, denn diese bildet in der Regel die wirtschaftliche Basis für alles weitere.
  • Wir prüfen anhand der letzten drei Jahresabschlüsse die wirtschaftliche Entwicklung, konkretisieren deine Pläne für die kommenden 3 bis 5, vielleicht auch 10 Jahre und stimmen ein gemeinsames Vorgehen ab.
  • Anhand der vorliegenden Steuerbescheide für die letzten drei Veranlagungszeiträume hinterfragen wir deine steuerliche Situation, damit wir den Veranlagungsstand beurteilen und den Bearbeitungsumfang einschätzen können.
  • Anhand von Gründungsunterlagen, wichtigen Dokumenten und Verträgen der Gesellschaft mit Geschäftsführern, nahen Angehörigen, Mitarbeitern und Dritten hinterfragen wir deine finanzielle Situation und klären etwaige Abhängigkeiten.

Merke: Während der Mandatsklärung bestimmen wir nach Sichtung aller Unterlagen und Verträge einen vorläufigen Mandatsumfang, empfehlen geeignete Software, nützliche Werkzeuge und Arbeitshilfen. Ausserdem verabreden wir gemeinsam 3 bis maximal 4 einzelne Mandatsteilschritte mit wichtigen Meilensteinen und vereinbaren einen für beide Seiten verlässlichen Kostenrahmen für die ersten 100 Tage im Mandat.

Die ersten 100 Tage

In den ersten 100 Tagen haben wir genügend Zeit, in jeweils kleineren Mandatsteilschritten die zuvor für den Mandatseinstieg verabredeten Meilensteine zu bearbeiten und zu erreichen.

Ein Mandat kann als agiler Prozess verstanden und – genau wie in der Softwareentwicklung üblich – schrittweise herantastend (=iterativ) und aus kleinen Einzelteilen zusammengesetzt (=inkrementell) entwickelt werden.

Denn jedes Mandat startet – wie in der Softwareentwicklung auch – zunächst mit wenigen konkreten Vorgaben und doch sollen hier wie da am Ende effizient greifbare Erfolge erzielt werden.


Anmerkung: In den ersten 100 Tagen eines Mandats stehen die rechtlichen, wirtschaftlichen und persönlichen Rahmenbedingungen häufig fest, aber den wenigsten Mandanten sind diese zu Beginn eines Mandats bewusst; insoweit beginnen wir bei einem Mandatseinstieg mit unserer StEUerBeratung häufig im Nichts und „arbeiten“ uns von einer Fragestellung über die nächste zu dem erstrebenswerten Ergebnis.

Dabei kann es sich im Einzelfall um einen längst fälligen Jahresabschluss oder eine vom Finanzamt vorab angeforderte Steuererklärung handeln: In beiden Fällen stecken eigentlich andere Problemfelder hinter dem vermeintlich offensichtlichen Mandat.

Dieser agile Prozess ist für unsere Mandanten spannend und zielführend zugleich und ein von uns bezweckter Erkenntnisgewinn bleibt selten aus.


Zur Auswahl stehen zunächst folgende Module, die in sinnvolle Teilabschnitte untergliedert und um konkrete Einzelaufgaben erweitert werden können. In den ersten 100 Tagen empfiehlt es sich in jedem Fall, erst einmal wie folgt vorzugehen:

  • Einführung in die Unternehmensbesteuerung
    • Grundbegriffe der Besteuerung
    • Wichtige Steuerarten
    • Rechtsformwahl & Besteuerung
    • Veranlagung, Fristen & Termine
    • Exkurs: Firmenfragebogen Finanzamt
  • Belegwesen & Dokumentenmanagement
    • GoBD & Datensicherheit
    • DSGVO & Datenschutz
    • (Meta-)Daten & Beleg
    • Exkurs: Rechnung & Vorsteuerabzug
  • Einführung in das betriebliche Rechnungswesen
    • Rechnungswesen als Informationssystem
    • Abbildung des Unternehmens in Jahresabschlussrechnungen
    • Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen auf Konten
    • Organisatorische & gesetzliche Rahmenbedingungen
    • Exkurs: Wichtige Buchungskreise & Erste Geschäftsvorfälle
  • Technische Voraussetzungen
    • Programme, Werkzeuge und Arbeitshilfen
    • Tipps & Tricks zur Arbeitsorganisation
    • Klärung von Verantwortlichkeiten
    • Praxis: Welche Software eignet sich für wen?

Merke: Um herauszufinden, wo du stehst, nutzen wir fachliche Interviews, Checklisten oder deine Fragen zu laufenden Geschäftsvorfällen. Je eher du die Grundlagen der Unternehmensbesteuerung und der Rechnungslegung verstehst, desto bessere Fragen wirst du stellen. Und dies hilft dir, dein Rechnungswesen als DIE Informationsquelle für dein Geschäft zu meistern und den Wert deines Unternehmens nachhaltig zu entwickeln.

100-Tage-Review

Etwa 3 Monate nach Mandatsauftakt empfiehlt sich ein 100-Tage-Review der bisherigen Zusammenarbeit.

Gemeinsam reflektieren wir das bisher Erreichte. Wir feiern die hinter uns liegenden, erfolgreich abgeschlossenen Teilabschnitte und überlegen, welche Aufgaben warum noch nicht erledigt oder welche Teilaspekte neu hinzugekommen sind.

Das 100-Tage-Review hilft, aus der Rückschau die Neuausrichtung der ursprünglich projektierten Mandatsziele vorzunehmen und neue Teilabschnitte und Meilensteine zu definieren.


Anmerkung: Wenn wir Mandat als Projekt verstehen und unser Vorgehen in kleine Schritte und Einzelabschnitte zergliedern, hilft dies gerade den Menschen, die glauben, für sie bliebe das Thema StEUern ein Buch mit 7 Siegeln„.


  • Von der ursprünglichen Zielvorgabe ausgehend, hinterfragen wir für jeden Teilabschnitt, was gut gelaufen, bereits verstanden oder erledigt ist.
  • Noch offene Teilabschnitte oder Einzelaufgaben werden im Hinblick auf die gewünschte Zielvorgabe neu bewertet, ein- oder aussortiert und mit einer neuen Priorität versehen.
  • Alsdann definieren wir neue Meilensteine, Zeitvorgaben und Verantwortlichkeiten und
  • bestimmen die hierfür erforderlichen Ressourcen neu, damit das Mandat inhaltlich angepasst und korrespondierend hierzu der Kostenrahmen neu vereinbart werden kann.

Merke: Im 100-Tage-Review reflektieren das bereits Erreichte und justieren den Mandatsumfang neu. Wir verabreden gemeinsam die nächsten Mandatsziele und Meilensteine, bestimmen die hierfür erforderlichen Ressourcen und Verantwortlichkeiten und vereinbaren einen passenden Kostenrahmen für die regelmäßige Mandatsführung.


Kommentare

Eine Antwort zu „Wie gelingt ein erfolgreicher Mandatseinstieg?“

  1. […] Hieran schließt sich die Überlegung an, wie ein erfolgreicher Mandatseinstieg gelingen könnte. […]

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