Viele Selbständige übersehen sie – dabei bilden sie das Rückgrat jeder Buchhaltung: Stammdaten. Erfahre in diesem Beitrag, warum gepflegte Stammdaten die Basis für die GoBD-Konformität deiner Buchführung, dein Recht auf Vorsteuerabzug und effiziente Prozesse sind. – Und warum es so gefährlich ist, diesen Zusammenhang zu ignorieren.
Lass es mich anhand einer kleinen Begebenheit erklären:
Inhaltsverzeichnis
Ein Anruf, der alles verändert
Letzte Woche rief ein entgeisterter Mandant in der Kanzlei an: 19.000 Euro sollte er ans Finanzamt zurückzahlen! Der Betriebsprüfer wollte den Vorsteuerabzug aus einer Eingangsrechnung nicht anerkennen, weil Steuernummer des Lieferanten nicht gültig sei!
Erfreulicherweise ließ sich „der Fall“ durch ein paar Rückfragen bei unserem Kunden und dessen Lieferanten aufklären und der Verdacht des unberechtigten Vorsteuerabzuges in einem Telefonat mit dem Finanzbeamten und einer entsprechenden Erwiderung des Betriebsprüfungsberichtes ausräumen.
Aber Hand auf’s Herz: Hättest du bemerkt, dass die Steuernummer in der Rechnung ungültig war?
Nein, wahrscheinlich nicht. Es wäre dir wohl genauso wenig aufgefallen wie unserem Klienten. Und damit befindet ihr euch in guter Gesellschaft.
Was war eigentlich passiert?
Betrachten wir noch einmal unseren „Fall“: Der Lieferant unseres Mandanten hatte gerade erst gegründet und die neue Steuernummer vom Finanzamt nicht abgewartet.
Statt einer Steuernummer hatte er in der Rechnung an unseren Kunden das Aktenzeichen aus seinem Schriftverkehr mit dem Finanzamt verwendet, um „schon mal“ eine erste Rechnung schreiben zu können.
Unser Klient hatte nach Abnahme der Arbeiten nur den Endbetrag der Rechnung geprüft und diese sofort bezahlt:
Die prompte Leistung seines neuen Lieferanten war überzeugend und er sah sich durch nichts veranlasst, an der Zuverlässigkeit seines neuen Geschäftspartners zu zweifeln.
Was hätte schlimmer laufen können?
Für unseren Mandanten ist die Geschichte durch Korrektur der Eingangsrechnung glimpflich abgelaufen. Aber das hätte auch anders laufen können.
Dann nämlich, wenn die falsche Steuernummer nicht aus Ungeduld, sondern mit Betrugsabsicht des Lieferanten verwandt und zu spät entdeckt worden wäre:
Dieser wäre dann womöglich schon untergetaucht, die Rechnung hätte nicht mehr korrigiert werden können und der Klient hätte die zu Unrecht gezogene Vorsteuer an das Finanzamt zurückzahlen müssen.
Risikofaktor Vorsteuerabzug!
Wenn du deine Stammdaten so nachlässig prüfst wie unser Neumandant, kann dich bereits der Einzelfall viel Geld kosten:
Bei einem Einkaufsvolumen von 100.000 Euro waren das immerhin 19.000 Euro.
Im beschriebenen Fall stand zusätzlich der Verdacht im Raum, unser Mandant habe am Umsatzsteuerbetrug seines Lieferanten mitgewirkt – oder diesen zumindest fahrlässig in Kauf genommen.
Doch der Risikofaktor „Vorsteuerabzug“ kann dich noch viel teurer zu stehen kommen – und im schlimmsten Fall sogar deine Existenz gefährden.
Nämlich dann, wenn sich solche Fehler wiederholen und erst Jahre später im Rahmen einer großen Betriebsprüfung auffallen. Dann fallen zusätzlich auch noch Zinsen für die Steuernachforderung an.
Damit dir das nicht passiert:
Damit dir das nicht passiert, ist es so wichtig, zu wissen, auf welche Stammdaten es ankommt und wie du sie einfach, systematisch und ohne Mehraufwand richtig pflegst – und damit den Grundstein für eine wirklich GoBD-konforme Buchführung legst.
Die unterschätzte Basis deiner Buchführung: Wie du mit sauberen Stammdaten Zeit und Geld sparst“
Unbedarftheit schützt vor Schaden nicht!
Leider begegnen wir dieser Unbedarftheit jeden Tag: Viele unterschätzen, wie wichtig aber vollständige und aktuelle Stammdaten für eine gesetzeskonforme, effiziente Buchführung sind. Dies zeigt sich
- im nachlässigen Umgang mit Stammdaten,
- bei der unkritischen Auswahl von Lieferanten und Dienstleistern oder
- dem unbedarften Einsatz von (ausländischer) Software und
- dem Fehlen einer systematischen Ablage für wichtige Prüfungsnachweise.
Manchen fehlt nur das Bewusstsein dafür, wie wichtig die Qualität von Stammdaten für alle Prozesse der Folgeverwendung ist.
Nicht wenige Steuerpflichtige sind aber auch davon überzeugt, gepflegte Stammdaten gehörten nicht in ihren Verantwortungsbereich; sie meinen, die Korrektur der sich hieraus erwachsenden Fehler dem Steuerberater überlassen zu können.
Nachlässigkeit bei Pflege der Stammdaten kostet Zeit und Geld
Natürlich prüfen wir die der Grund(-buch)aufzeichnungen unserer Mandanten.
Dabei fallen uns Fehler, Nachlässigkeiten und Unstimmigkeiten auf, die wir dann aufgreifen und reklamieren, damit sie vom Mandanten korrigiert werden können.
Aber das kostet immer Zeit und damit Geld und beides könnte sicher an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden.
Denn es sollte zum einen im ureigenen Interesse eines jeden Unternehmers liegen, seine Stammdaten zu pflegen und zum anderen erhält der Steuerberater häufig erst dann Kenntnis von dem Fehler, wenn dieser schon passiert ist.
Und manchmal ist der Fehler eben nicht mehr zu korrigieren und der Unternehmer hat das doppelte Nachsehen:
Er muss nicht nur die Vorsteuer ans Finanzamt zurückerstatten, sondern auch den Steuerberater für seinen Mehraufwand bezahlen!
In diesem Beitrag erfährst du, was Stammdaten sind, worin sie sich von Bewegungsdaten unterscheiden, wo sie entstehen und warum ihre Pflege so entscheidend ist.
Daten – die neue Währung?
„Daten gelten als die Währung des 21. Jahrhunderts – ein oft zitierter Vergleich, der auf den britischen Datenanalysten Clive Humby zurückgeht, der 2006 erstmals von Daten als dem ’neuen Öl‘ sprach.“
Wer kennt sie nicht, diese Allegorie, die im Zusammenhang mit Big Date, Data Science, Plattformökonomie und digitalen Geschäftsmodellen so häufig bemüht wird?
Sie alle setzen Daten gleich mit einer wertvollen Ressource wie Öl, Gold oder eben einer Währung.
Der Begriff „Daten“ – was bedeutet er eigentlich?
Im engeren Sinne sind Daten alphanumerische Zeichen, die Informationen darstellen.
In der Wirtschaftsinformatik versteht man unter Daten im weiteren Sinne gespeicherte Ergebnisse von wertschöpfenden Aktivitäten während der Informationsgewinnung.
vgl. Schmieder, H. (Hrsg.): Wirtschaftsinformatik – Eine Einführung, 9. Aufl., München: Oldenbourg, 2011, S. 3f.
Es gibt mehrere wissenschaftlich anerkannte Definitionen des Begriffs Daten, abhängig vom jeweiligen Fachgebiet.
Für unseren Kontext „Rechnungswesen“ nutzen wir den Begriff Daten als Bezeichnung für strukturierte oder unstrukturierte Informationen, die in einer bestimmten Form gespeichert, verarbeitet oder übertragen werden können.
Daten können Zahlen, Texte, Bilder, Töne oder andere Zeichenrepräsentationen sein, die durch eine bestimmte Syntax oder Struktur interpretierbar sind.
Daten werden durch Regeln (z. B. GoBD, IFRS, HGB) strukturiert, um eine einheitliche Interpretation und Nutzung im jeweiligen Kontext der Auswertung zu ermöglichen.
In der Informatik unterscheidet man zwischen unverarbeiteten Rohdaten, also Informationen, und verarbeiteten Daten, also Auswertungen.
Datenverarbeitungsprozesse verarbeiten z.B. in den jeweiligen Funktionsbereichen eines Unternehmens die verfügbaren, noch unverarbeiteten Rohdaten zu verarbeiteten Daten.
Dies führt zu einer besseren Übersichtlichkeit und trägt dazu bei, unternehmerische Entscheidungen zu plausibilisieren und für alle Stakeholder nachprüfbar und nachvollziehbar zu machen.
Qualität für mehr Effizienz und Plausibilität
In der Buchführung unterscheiden wir unveränderliche Stammdaten (z. B. Kundenname, Bankverbindung) und – durch Verarbeitung – veränderliche Bewegungsdaten (z. B. Bestellung, Rechnung, Zahlung).
Tipp! Um möglichst wenig Aufwand für die Pflege der Stammdaten aufzuwenden, empfiehlt es sich, diese immer nur an einer Stelle im Programm einzugeben.
So kann der Verarbeitungsprozess immer auf die aktuellen, nur hier hinterlegten Stammdaten zurückgreifen, z.B. im
- Kundenstamm: Name, Anschrift, Kunden-Nr., USt-IDNr., Bankverbindung, Kommunikationsdaten u.a.
- Artikelstamm: Name, Artikel-Nr., Abgabeeinheit, Gebindegröße, Gewicht u.a.
- Steuersatz (für Deutschland): 19% – Regelsteuersatz, 7% – ermäßigter Steuersatz
und diese z.B. mit den Bewegungsdaten aus einer Bestellung verknüpfen:
- 3 Paletten a 12x 12 Einheiten Artikal 12354 à 5,59 € pro Einheit zum
- ermäßigten Steuersatz für z.B. Lebensmittel.
- für Abholung am TT-MM-YYYY.
In der Rechnungsschreibung wird dann erneut auf den Stammdatensatz einerseits und den Bewegungsdatensatz der Bestellung andererseits zurückgegriffen und die Auswertung in Form einer Rechnung erzeugt.
Stammdaten – dein stabiles Fundament
Stammdaten sind grundlegende, in der Regel statische Informationen zu einer Person, einem Unternehmen oder auch einem Objekt, die eine eindeutige Identifikation ermöglichen.
Sie ändern sich selten und eignen sich daher besonders gut, als eindeutige Information die Grundlage für weiterverarbeitende Prozesse in Verwaltung und Wirtschaft zu bilden.
Stammdaten beschreiben z.B.
- natürliche und juristische Personen,
- kleinste, kleine, mittlere und große Unternehmen oder auch
- gegenständliche, bewegliche oder unbewegliche Objekte,
- private oder betriebliche Vermögensgegenstände oder
- materielle oder immaterielle Wirtschaftsgüter, wie z.B. Rechte oder Lizenzen.
Die Ergänzung der Begriffe um sie beschreibende Attribute, macht deutlich, dass die Aussagekraft von Stammdaten entscheidend vom jeweiligen Kontext abhängt, in dem sie eingesetzt werden.
- So kann eine natürliche Person mal Kind, Vater und Ehepartner, mal Freund, Torwart oder auch Autoverkäufer sein.
- Ein Unternehmen tritt einmal als Kunde und ein anderes Mal als Lieferant im Wirtschaftsverkehr auf.
- Der Staat agiert z.B. als Finanzbehörde, aber auch als Abnehmer einer Versorgungsleistung (Strom, Gas, Wasser) oder als Auftraggeber für eine Handwerkerleistung (Reparatur, Instandhaltung).
Diese Beispiele verdeutlichen, dass Stammdaten viele Daten und Informationen beschreiben, um in Daten- und Informationsverarbeitungsprozessen aussagefähige Ergebnisse zu liefen.
Für alle Daten- und Informationsverarbeitungsprozesse in deinem Unternehmen ist es daher von großer Bedeutung, dass Stammdaten nicht nur elektronischer bzw. in strukturierter Form, d.h. in einer für Maschinen lesbaren Syntax vorliegen.
Nein, Stammdaten müssen auch in einer sehr hohen inhaltlichen Qualität vorliegen, damit sie brauchbare Ergebnisse liefern und nützlich sind.
Wie bei einer Währung, die erst als Zahlungsmittel zugelassen sein muss, um als solches anerkannt zu werden, ist die Qualität von Stammdaten entscheidend für die Nützlichkeit und Aussagekraft der auf ihrer Basis erstellten Auswertungen.
Bewegungsdaten – dein Aktivitätentracking
Bewegungsdaten entstehen durch geschäftliche Aktivitäten:
Wenn du Rechnungen an deine Kunden schreibst, Zahlungen an deine Mitarbeiter tätigst oder Lieferungen oder Leistungen von deinen Geschäftspartnern empfängst, entstehen Bewegungsdaten.
Denn all dies sind buchungsrelevante Daten, die sich laufend ändern und deine Geschäftsvorfälle dokumentieren.
Typische Bewegungsdaten sind:
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Zahlungseingänge und -ausgänge
- Lohnabrechnungen
- Lagerbewegungen
- Leistungsabrechnungen
- Bestellungen und Lieferscheine
- Ein- und Ausfuhrnachweise
Bewegungsdaten bauen auf Stammdaten auf: So greift eine Rechnung auf Stammdaten – wie Kundennamen und Adresse oder Beschreibung deiner Leistung, Preis und Steuersatz – zurück, aber die übrigen Positionen – Beträge und Fälligkeiten – sind beweglich, d.h. veränderlich.
Merke: Wenn deine Stammdaten fehlerhaft sind, wirken sich diese Fehler auf alle deine mit diesen verknüpften Buchungen, Auswertungen und Berichte aus.
- Ein Zahlendreher in der Bankverbindung kann zu Zahlungsausfällen führen,
- eine veraltete Adresse zu Mahnungen an die falsche Stelle,
- eine ungültige Steuernummer zum Verlust des Vorsteuerabzuges
- u.a.
Bestandsdaten – Status Quo deiner Unternehmensressourcen
Neben Stammdaten und Bewegungsdaten spielen außerdem Bestandsdaten als Kategorie zwischen Stammdaten (relativ stabil) und Bewegungsdaten (verändern sich häufig) eine wichtige Rolle.
Der Begriff wird nicht immer ganz einheitlich verwendet, deshalb hier eine abgestufte Erklärung im Kontext Rechnungswesen:
| Typ | Beispiel | Merkmal |
|---|---|---|
| Stammdaten | Kundenname, Bankverbindung, Artikelnummer | Bleiben über längere Zeiträume stabil |
| Bewegungs-daten | Rechnung, Zahlung, Buchungssatz | Entstehen durch Geschäftsvorfälle |
| Bestandsdaten | Kontenstände, Lagerbestände, Forderungen | Spiegeln den aktuellen Zustand (Bestand) wider |
In der Finanzbuchhaltung wird auf die Bestandsdaten oft für Auswertungen (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kennzahlenanalyse u.a.) zurückgegriffen, z.B.
- Kassenbestand
- Bankguthaben
- Forderungen
- Verbindlichkeiten
- Warenlagerbestand
Bewegungsdaten entstehen durch Saldierung und Kumulation einzelner Buchungen auf einem Bestandskonto.
Das folgende Beispiel soll das Zusammenspiel zwischen Stammdaten, Bewegungsdaten und Bestandsdaten verdeutlichen:
- Stammdaten = Anlegen des Kundenstamms, Einrichtung des Bankkontos im Firmenstamm
- Bewegungsdaten = Geldeinzahlung auf das Bankkonto (Verbuchung Geschäftsvorfall)
- Bestandsdaten = Ermittlung aktueller Kontostand (Bankkonto 1200 | 1800 im SKR03| SKR04)
Bestandsdaten sind also die aktuellen Zahlenstände, die sich aus deinen täglichen Buchungen ergeben. Sie zeigen dir, wie viel Geld du auf dem Konto hast, wie viele Forderungen offen sind oder wie voll dein Lager ist – also den aktuellen Stand deiner Unternehmensressourcen.
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