Pflege deine Kontakte richtig und lege damit dein wichtigstes Fundament für eine stressfreie Betriebsprüfung.
Jede Buchführung ohne Stolpersteine beginnt mit der richtigen Erfassung deiner Stammdaten. Gerade bei Kreditoren und Debitoren entscheiden vollständige und fehlerfreie Personenkonten über eine reibungslose Buchhaltung – egal, welches Softwaretool du nutzt.
In diesem Artikel erfährst du, welche Stammdaten wirklich wichtig sind, wie du sie systematisch erfasst und welche Eingabemöglichkeiten bei den gängigen Buchhaltungsprogrammen was bedeuten.
So verhinderst du teure Fehler und schaffst die Basis für eine GoBD-konforme Buchführung.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Basisdaten (Pflichtangaben)
- 2 Steuerlich relevante Stammdaten
- 3 Bankverbindungen
- 4 Identifikationsdaten natürlicher Personen
- 5 Identifikationsdaten juristischer Personen
- 6 Anforderungen nach dem Geldwäschegesetz (GwG)
- 7 Dokumentation & Nachweise
- 8 Optionale Erweiterungen für automatisierte Prozesse
- 9 Gepflegte Personenstammdaten bilden das Fundament für deine Buchhaltung.
Basisdaten (Pflichtangaben)
- Unternehmensname / Firmenname: Die eindeutige Bezeichnung deines Unternehmens, wie im Handelsregister eingetragen.
- Rechtsform: Bestimmt die steuerlichen Pflichten und die Haftung (z. B. Einzelunternehmen, GmbH, UG, AG, e.K.).
- Name des Inhabers oder Geschäftsführers: Für Verträge und behördliche Anmeldungen erforderlich.
- Vollständige Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land): Grundlage für Rechnungen, Mahnwesen und behördliche Korrespondenz.
- Telefonnummer / E-Mail-Adresse: Für die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Behörden.
- Webseite (falls vorhanden): Ermöglicht schnelle Kontaktaufnahme und Vertrauen bei Geschäftspartnern.
- Handelsregisternummer (HRB/HRA) und Registergericht: Belegt die Existenz und die Rechtsform des Unternehmens.
- Gründungsdatum / Gesellschaftsvertrag (bei GmbH/UG): Für Behörden und steuerliche Meldungen wichtig.
- Branche und Tätigkeitsfeld: Definiert die geschäftlichen Aktivitäten und sensibilisiert für beachtenswerte Vorschriften.
- Zugeordnete Kundennummer oder Lieferantennummer: Zur eindeutigen Identifikation in der Buchhaltung und Voraussetzung für die Verarbeitung smarter Kontrakte (3-fache Buchführung).
Steuerlich relevante Stammdaten
- Steuernummer: Basis für alle steuerlichen Meldungen und die Zuordnung beim Finanzamt.
- USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer): Erforderlich für innergemeinschaftlichen Handel in der EU.
- Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.): Neu ab 2024 verpflichtend für Unternehmen.
- OSS-Nummer: Bei Teilnahme am One-Stop-Shop-Verfahren zur Meldung der Umsatzsteuer in der EU.
- Gläubiger-ID: Für SEPA-Lastschriftmandate notwendig.
- LEI (Legal Entity Identifier): Pflicht für Kapitalmarktgeschäfte.
Bankverbindungen
- IBAN und BIC: Notwendig für den nationalen und internationalen Zahlungsverkehr.
- Bankname: Zur Identifizierung der kontoführenden Bank.
- Kontoinhaber (falls abweichend): Wichtig bei abweichenden Namen im Zahlungsverkehr.
- Verknüpfung mit Mandatsreferenznummern bei SEPA-Lastschriftverfahren: Zur eindeutigen Zuordnung der Zahlung.
- Dokumentation der Erteilung von SEPA-Mandaten: GoBD-konforme Aufbewahrung erforderlich.
Identifikationsdaten natürlicher Personen
- Vorname, Nachname: Für eine klare Identifizierung der handelnden Personen.
- Geburtsdatum und Geburtsort: Erforderlich für legale Identifikation.
- Staatsangehörigkeit: Wichtig bei internationalen Geschäften.
- Personalausweisnummer / Reisepassnummer: Zur Identifikation nach dem Geldwäschegesetz.
- Steuer-Identifikationsnummer: Zur Zuordnung bei Steuerbehörden.
- Ausstellende Behörde und Gültigkeitsdauer: Für die Rechtsgültigkeit der Dokumente.
- eIDAS-Zertifikat: Pflicht bei digitalen Signaturen im internationalen Handel.
Identifikationsdaten juristischer Personen
- Name der Gesellschaft: Klarheit bei Verträgen und Dokumenten.
- Handelsregisternummer (HRB/HRA): Nachweis der Existenz und Rechtsform.
- Sitz der Gesellschaft: Wichtig für steuerliche und rechtliche Fragen.
- Gesetzliche Vertreter: Wer unterschriftsberechtigt ist.
- Steuer-Identifikationsnummer: Notwendig für steuerliche Meldungen.
- Gesellschafterliste (bei GmbH/UG): Dokumentiert die Besitzverhältnisse.
- Berechtigte Vertreter mit Zeichnungsbefugnis: Wichtig bei Vertragsabschlüssen.
Anforderungen nach dem Geldwäschegesetz (GwG)
- Wirtschaftlich Berechtigte identifizieren (§ 3 GwG): Transparenz über die tatsächlichen Eigentümer.
- Legitimation durch Ausweisdokumente: Pflicht nach KYC-Prinzip (Know Your Customer).
- Prüfung der UBO (Ultimate Beneficial Owner): Zur Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten.
- PEP-Abfrage: Überprüfung auf politisch exponierte Personen.
- Verzeichnis der Überprüfungen: Dokumentation der GwG-Maßnahmen.
Dokumentation & Nachweise
- Kopie der Handelsregisterauszüge: Erforderlich für Geschäftspartner und Banken.
- Gewerbeanmeldung: Nachweis der Geschäftstätigkeit.
- Vertragliche Vereinbarungen (z. B. Rahmenverträge, AGB): Rechtliche Grundlage für Geschäftsbeziehungen.
- SEPA-Mandate und deren Dokumentation: Nachweispflicht bei Lastschriften.
- Datenschutz-Einwilligungen gemäß DSGVO: Pflicht bei Verarbeitung personenbezogener Daten.
- Prüfungsprotokolle der USt-IdNr.: Nachweis über die Gültigkeit der Umsatzsteuer-ID.
- Bestätigung über die Registrierung im Transparenzregister: Erforderlich für juristische Personen.
Optionale Erweiterungen für automatisierte Prozesse
- Kreditlimits: Übersicht über verfügbare Kreditlinien.
- Zahlungsziele: Vereinbarungen über Zahlungsfristen.
- Lieferkonditionen: Regelungen über Lieferzeitpunkte und -orte.
- Digitale Postfächer: Erleichtert den digitalen Rechnungsaustausch.
- ERP-Verknüpfungen: Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen.
- B2B-Portale und Plattformen: Anbindung an Marktplätze wie Amazon Vendor oder Mercateo.
Gepflegte Personenstammdaten bilden das Fundament für deine Buchhaltung.
Eine fehlerfreie und systematische Erfassung der Stammdaten von Kreditoren und Debitoren ist der erste Schritt zu einer reibungslosen und GoBD-konformen Buchführung. Insbesondere bei Kreditoren und Debitoren spielt die Datenqualität eine zentrale Rolle – unvollständige Adressdaten, fehlende Steuerinformationen oder doppelt angelegte Personenkonten sind typische Stolperfallen, die sich durch konsequente Pflege und den Einsatz geeigneter Softwaretools wie LEXWARE office, Buchhaltungsbutler, Collmex und Odoo vermeiden lassen.
Durch klare Strukturen bei den Basisdaten, Steuerlichen Daten, Bankverbindungen und den Identifikationsdaten schaffst du nicht nur Transparenz, sondern auch Rechtssicherheit für Betriebsprüfungen.
Ergänzt um eine saubere Dokumentation nach dem Geldwäschegesetz (GwG) und die konsequente Pflege der juristischen Personen, bist du optimal vorbereitet auf alle Anforderungen.
Für weitergehende Effizienz sorgt die Digitalisierung in den Optionalen Erweiterungen für automatisierte Prozesse: Zahlungsziele, Kreditlimits und ERP-Verknüpfungen machen die Buchführung nicht nur schneller, sondern reduzieren auch das Risiko von Fehlern erheblich.
Nächster Schritt: Stammdaten für Handelswaren, Zwischenprodukte und Roh-, Betriebs- und Hilfsstoffe
Im nächsten Artikel gehen wir einen Schritt weiter: Du erfährst, wie du die Stammdaten für Handelswaren, Zwischenprodukte und Roh-, Betriebs- und Hilfsstoffe optimal strukturierst, um deine Buchhaltung effizienter und prüfungssicher zu gestalten.
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