Sind alle Stammdaten aktuell und ordentlich gepflegt?

Hast du im letzten Monat neue Kunden gewonnen, wichtige Verträge geschlossen, Mitarbeiter eingestellt, langlebige Wirtschaftsgüter oder immaterielle Vermögenswerte angeschafft?

Wenn ja, stellt sich sofort die alles entscheidende Frage nach der Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit deiner Stammdaten! Denn nur dann, wenn du all deine Stammdaten pflegst, können hierauf aufbauende Auswertungen eine Aussagekraft entfalten und deinen unternehmerischen Entscheidungen eine gewichtige Grundlage verschaffen. Überprüfe daher vor jedem Monatsabschluss zuerst deine Stammdaten:

• Die Stammdaten aller Kunden (Debitor), aber auch sämtlicher Lieferanten, Produzenten, Dienstleister oder Versorger (Kreditor) findest du in den Personenkonten der Finanzbuchhaltung.
• In der Lohnbuchhaltung pflegst du vor allem deine Arbeitgeber-Stammdaten sowie die deiner Arbeitnehmer, die Stammdaten der verschiedenen Behörden und Sozialpartner, außerdem die Lohnarten.
• Die Stammdaten des Anlagenvermögens erfasst du in der Anlagebuchhaltung, die des Umlaufvermögens in der Lagerbuchhaltung.

Neben Adress- und Kommunikationsdaten zählen auch steuerlich relevante Informationen wie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu den Stammdaten einer Person. Ihre Konten solltest du ordentlich beschriften und eingerichten, damit die steuerliche Behandlung eines mit ihr in Verbindung stehenden Geschäftsvorfalles von vornherein richtig gelingt.

Zu den Stammdaten von Wirtschaftsgütern und Vermögenswerten gehört auch die ordnungsgemäße Einordnung in Anlage- und Umlaufvermögen, damit du die hierfür vorgesehenen Konten in deiner Buchführung ansprichst. Der korrekte Ansatz und die richtige Bewertung sowie die Dauer der voraussichtlichen Nutzungdauer im Betrieb geben Aufschluss darüber, wie die Wirtschaftsgüter und Vermögenswerte im Anlagevermögen im Laufe ihres Verbleibs im Unternehmen auszuweisen sind und welchen Einfluss sie auf deine Kalkulation nehmen.

#StEUerTipp Stammdaten FIRST!

Alle Lieferungen & Leistungen korrekt abgerechnet?

Vor jedem Monatsabschluss erfolgt die Prüfung, ob du über jede Lieferung und Leistung ordnungsgemäß, d.h. formal und inhaltlich korrekt und also GoBD-konform, abgerechnet hast.

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG

Alle Ausgangsrechnungen sind formal und inhaltlich ordnungsgemäß ausgestellt, wenn du

• die Lieferungen & Leistungen nach ihrer Art, Qualität und Menge einzeln, richtig und vollständig aufführst und
• an den richtigen Adressaten versendest (Wahrheit),
• die Rechnungen zeit- und periodengerecht (fortlaufend), geordnet und unveränderbar (Klarheit) schreibst und ablegst.

Sämtliche Aufzeichnungen hierzu solltest du nachvollziehbar (keine Buchung ohne Beleg!) und nachprüfbar (progressiv vom Beleg zur Buchung und retrograd von der Buchung zum Beleg) vornehmen.

Eine besondere Nachweispflicht gilt bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen ist zusätzlich zu prüfen, ob du

• die zugehörigen Ausfuhrnachweise oder Gelangenheitsbescheinigungen erbringen kannst,
• die Empfängereigenschaft bei bestimmten Leistungen nachweislich hinterfragt hast.

Außerdem sollest du bitte prüfen, ob du eine besondere Hinweispflicht in der Rechnung zu geben hast, z.B. auf

• eine Steuerfreiheit,
• den Wechsel der Steuerschuldnerschaft oder
• eine besondere Aufbewahrungsfrist.

Für die formale Prüfung gibt der Katalog des § 14 UStG an, welche Pflichtangaben du in einer Rechnung beachten musst:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Angabe der Steuernummer des leistenden Unternehmers oder seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4. Rechnungsdatum
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
6. Genaue Beschreibung (Art und Menge) der erbrachten Lieferung oder Leistung
7. Zeitpunkt der Leistung
8. Entgelt
9. Steuersatz und Steuerbetrag
10. Weitere Angaben, z.B. zur Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Für die inhaltliche Prüfung gibt der jeweilige Vertrag oder die Auftragsbestätigung Aufschluss darüber, wann und wie du über eine Lieferung oder Leistung abrechnen kannst.

#StEUerTipp Abrechnung L&L: FORM + INHALT + GoBD!

Entspricht die Verarbeitung aller Rechnungen den GoBD?

GoBD bedeutet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.

BfDI – Finanzen und Steuern – Was bedeutet GoBD? (bund.de)

Die GoBD regeln, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit die Finanzbehörden diese für steuerliche Beweiszwecke anerkennen.

Deshalb empfehle ich, vor jedem Monatsabschluss anhand dieser Checkliste die Einhaltung dieser 7 Kriterien für eine GoBD-Konforme Ablage deiner Rechnungen zu überprüfen: Sie sollte

1. prinzipiell technologie-neutral​ sein,
2. nachvollziehbar und nachprüfbar sein,​
3. vollständig sein,
4. richtig sein,
5. zeitnah erfolgen​,
6. geordnet sein​,
7. unveränderbar und sicher sein​.

Achtung: Die GoBD regeln nicht, welche Unterlagen du überhaupt und wie lange du sie aufbewahren musst. Dies ergibt sich aus anderen Rechtsvorschriften, wie zum Beispiel dem Handelsgesetzbuch oder den Steuergesetzen.

#StEUerTipp Grundsatz GobD = technologie-neutral!

Sind alle Bücher ordnungsgemäß geführt?

Gemeint ist hier, ob du alle Rechnungen in Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbüchern bzw. seine Warenbewegungen in Wareneingangs- und Warenausgangsbüchern GoBD-konform erfasst und dokumentiert hast.

Wer seine Ausgangsrechnungen mit Hilfe elektronischer Abrechnungssysteme und sämtliche Eingangsrechnungen bei Erhalt unverzüglich in elektronischen Buchführungssystemen chronologisch erfaßt sowie jede Rechnungsposition einzeln den richtigen Kategorien zuordnet, kann diese Frage vor jedem Monatsabschluss mit „ja“ beantworten.

Auch Warenbewegungen sind in der Regel mit Hilfe der Lieferscheine in Wareneingangs- und Warenausgangsbüchern nachvollziehbar zu dokumentieren, so dass ein fremder Dritter jede Bewegung progressiv und retrograd überprüfen kann. Mit Hilfe von elektronischen Lagerverwaltungsprogrammen verursacht die Erfassung der einzelnen Warenbewegungen keine zusätzliche Mühe.

#StEUerTipp Rechnungseingang: fortlaufend = zeit- & periodengerecht!

Sind alle Zahlungen vollständig aufgezeichnet?

Vor jedem Monatsabschluss solltest du prüfen, ob

• jeder bare oder unbare Zahlungseingang pünktlich eingegangen ist, einzeln, richtig, vollständig und unveränderlich aufgezeichnet und einer beleghaften Ausgangsrechnung nachvollziehbar und nachprüfbar zugeordnet werden konnte,
• alle (wiederkehrenden) Zahlungsverpflichtungen pünktlich durch Einrichtung eines Dauerauftrages oder durch Erteilung eines SEPA–Lastschriftmandats erfüllt, ebenfalls einzeln, richtig, vollständig und unveränderlich aufgezeichnet und einer beleghaften Eingangsrechnung nachvollziehbar und nachprüfbar zugeordnet werden konnten.

Einmalzahlungen

Auch Einmalzahlungen, also einmalig auftretende Zahlungen, müssen einem einzeln identifizierbaren Kunden oder Lieferanten zugeordnet werden können, damit das Erfordernis der geordneten Aufzeichung erfüllt ist.

Wiederkehrende Zahlungen

Für die Anmietung von Räumen, für die Nutzung von Maschinen und Gerätschaften, für die Versorgung mit Strom, Gas, Wasser oder für den Bezug anderer sich wiederholender Lieferungen und Leistungen enthalten die zugehörigen Verträge alle wichtigen Rechnungs- und Zahlungsangaben; manchmal existieren auch Verträgen vergleichbare Dauerrechnungen oder periodisch wiederkehrende Serienrechnungen.

Zahlungskürzungen

Wenn Rechnungen vor dem Fälligkeitstermin gezahlt werden, wird häufig ein geringerer als der ursprünglich vereinbarte Rechnungsbetrag angewiesen (Skonto), wenn die Vertragsparteien dies so vereinbart haben.

Bei hohen Bestellmengen gewährt der Unternehmer seinem Kunden häufig einen reduzierten Preis (Rabatt) um ein attraktives Angebot zu machen; auch dies reduziert den ursprünglich vereinbarten Rechnungsbetrag.

Sammelüberweisungen

Wenn ein Unternehmer hohe Bankgebühren für manuelle Überweisungsaufträge bei seiner Bank vermeiden möchte, veranlasst er häufig eine Sammelüberweisung. So fasst er die fälligen Rechnungen zusammen und überweist sie in einer Summe an seinen Geschäftspartner.

In solchen Fällen empfiehlt es sich, ein detailliertes Zahlungsavis an den Zahlungsempfänger zu übersenden, damit dieser eine Aufsplittung der Gesamtzahlung in Einzelbeträge vornehmen kann.

Automatisierung der Zahlungsverarbeitung

Skonti, Rabatte, zusammgefasste oder auch fehlerhafte Zahlungen führen dazu, dass eine automatisierte Verbuchung der Zahlungen nicht gelingt ohne dass ein Mensch in die Verbuchung der Zahlung und den Ausgleich der offenen Posten eingreift.

Die manuelle Zuweisung von Zahlungen zu den einzelnen Rechnungsbeträgen muss also in jedem Fall vor dem Monatsabschluss erfolgen, damit Offene Posten gepflegt und aussagefähig sind.

#StEUerTipp Zahlungsavise beachten!

Liegen revisionssichere Bankauszüge vor?

Die einfachste Art, Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge ordnungsgemäß aufzuzeichnen ist die, keine Barzahlungen mehr zu akzeptieren.

Denn das Online-Banking ist heute das Mittel der Wahl, wenn es um die Erledigung von Bankgeschäften geht. Dabei stellen viele Banken ihren Kunden nur noch Online-Kontoauszüge zur Verfügung, die nicht zwangsläufig auch elektronisch signiert sind.

Wer Kontoauszüge auf Papier erhalten möchte, der muss oftmals einen extra Antrag bei der Bank stellen. Hierfür werden gesonderte Gebühren für die Erstellung der Auszüge in Rechnung gestellt. Deshalb wollen viele Unternehmer doch lieber die einfachen Online-Kontoauszüge verwenden.

Einige ihrer Leistungen rechnet die Bank über die Kontoauszüge ab. Sofern diese umsatzsteuerpflichtig sind, muss der Kontoauszug alle wichtigen Angaben einer Rechnung  § 14 UStG beinhalten. Das betrifft etwa Gebühren für Kontoführung, Wertpapieran- und –verkäufe sowie die Depotverwaltung. Das bedeutet, dass der Auszug in Papierform vorliegen oder zumindest elektronisch signiert zur Verfügung gestellt werden muss. Dafür darf die Bank keine Gebühren berechnen, sofern dies nicht bereits im Vorfeld vereinbart wurde. Schließlich sind auch Banken dazu verpflichtet, Leistungen binnen sechs Monaten korrekt abzurechnen. Dies erfolgt in der Regel in Papierform (vgl. dazu § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Rechnet die Bank umsatzsteuerfreie Leistungen auf dem Kontoauszug ab, müssen die Vorschriften des UStG dagegen nicht zwingend erfüllt werden. Das gilt z.B. bei Kontoauszügen. In diesem Fall sollte auch der Online-Kontoauszug vom Fiskus anerkannt werden. Quelle: Online-Kontoauszüge: Das sagt das Finanzamt (gruenderlexikon.de)

Bitte prüfe in jedem Fall, ob der ausgewiesene Saldo auf dem Kontoauszug zum Anfang und Ende des abgerechneten Monats mit dem Buchungssaldo im eigenen Buchführungssystem übereinstimmt. Denn, wenn dies nicht der Fall ist, solltest du den jeweiligen Buchungsmonat nicht abschließen, bevor die Differenz aufgeklärt wurde.

#StEUerTipp Online-Banking mit elektronischer Signatur!

Erfolgte eine Saldenabstimmung?

Vor jedem Monatsabschluss prüfen bitte auch, ob sowohl der Kassenbestand anhand des letzten Zählprotokolls als auch der Bankbestand anhand des aktuellen Kontoauszuges mit dem jeweiligen Buchungssaldo in deinem Buchführungssystem übereinstimmt.

Die Salden der Personenkonten können mit Hilfe einer vom Kunden oder Lieferanten ausgestellten Saldenbestätigung überprüft und abgestimmt werden.

Die Salden der Anlagekonten nach Verbuchung der planmäßigen Abschreibung werden mit dem Anlagespiegel bzw. dem Abschreibungsplan aus der Anlagenbuchhaltung überprüft.

#StEUerTipp Saldenbestätigung abfragen!