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GoBD – Die „neuen“ alten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Sie gelten bereits seit Januar 2015: Die „neuen“ alten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD.

Aber – Hand auf’s Herz: Hast du dich schon einmal richtig mit ihnen beschäftigt? Nein?! – Das verstehe ich gut und du bist mit deiner Einschätzung nicht alleine.

Weißt du überhaupt, was sich hinter der Abkürzung „G o B D“ verbirgt und woher sie stammen? Welchen Sinn haben sie und welchen Zweck erfüllen sie? Bist du von den GoBD betroffen? Warum solltest du dich also mit ihnen beschäftigen?

Auf den ersten Blick klingt GoBD nach Buchführung und Verwaltung – und wer macht die schon gerne? Auf den zweiten Blick – und zu dem lade ich dich hiermit ein – versteckt sich hinter diesen vier Buchstaben G o B D ein gehöriges Einsparpotential. Und das solltest du nicht ungenutzt lassen!

Daher lohnt es sich auch für dich, die GoBD eingehender zu untersuchen und alle wichtigen Hinweise und Vorgaben der Finanzverwaltung aufzugreifen und Schritt für Schritt in deinen unternehmerischen Alltag zu integrieren.

Denn die „neuen“ alten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind spannender als du denkst. Fangen wir an!

Inhaltsverzeichnis

Was versteckt sich hinter der Abkürzung G o B D?

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hatte die GoBD bereits mit Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und nach erheblicher Kritik noch einmal mit Schreiben vom 28.11.2019 angepasst. Die neuen Grundsätze gelten nun bereits seit 01. Januar 2015, die Änderungen seit 01. Januar 2020. In Kürze:

  • Die GoBD regeln, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden.
  • Die GoBD regeln nicht, welche Unterlagen überhaupt und wie lange aufbewahrt werden müssen. Dies ergibt sich aus anderen Rechtsvorschriften, wie zum Beispiel dem Handelsgesetzbuch oder den verschiedenen Steuergesetzen.

Das Handelsgesetzbuch mag nicht für jeden und schon gar nicht für dich gelten? Stimmt! Aber: Die Steuergesetze gelten für jeden, der in Deutschland einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt inne hat und z.B. als Selbständiger, Freiberufler oder Unternehmer steuerpflichtige Einkünfte erzielt.

Wenn du diesen Artikel hier liest, bist du mit ziemlicher Sicherheit als Selbständiger, Freiberufler oder Unternehmer tätig und hast erkannt, dass dich das Thema doch angeht, richtig? Du kannst also ruhig weiterlesen: Das Thema geht dich etwas an!

Woher stammen die GoBD?

Hintergrund: GoBS, GoBD und Entwurf der GoBIT

Dem Schreiben vom 14.11.2014 waren zwei Entwürfe aus dem Jahr 2013 vorausgegangen, die allerdings von den Spitzenverbänden der Wirtschaft und Steuerberatung scharf kritisiert worden waren. Aber auch das endgültige Schreiben ist aufgrund von Verschärfungen der bisherigen Rechtslage einer erheblichen Kritik ausgesetzt. Besonders heftig werden die neuen Risikopotenziale für die Steuerpflichtigen kritisiert, die mit dem neuen Schreiben einhergehen.

Am 28.11.2019 hat das Bundesministerium (BMF) daher noch einmal nachjustiert und ein klarstellendes Schreiben zu den GoBD veröffentlicht, das das Schreiben vom 14.11.2014 ersetzte und seit Januar 2020 anzuwenden ist.

GoBD: Zusammenfassung der Veröffentlichungen der Finanzverwaltung

Die GoBD ersetzen folgende, vorherige Veröffentlichungen der Finanzverwaltung zum Einsatz DV-gestützter Buchführungssysteme und zur Behandlung elektronischer Dokumente:

  •  „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) vom 7. November 1995;
  •  „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) vom 16. Juli 2001, geändert durch das Schreiben vom 14. September 2012 und
  • „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ (FAQ) vom 22. Januar 2009.

Das Schreiben des BMF vom 28.11.2019 ersetzt das Schreiben vom 14.11.2014 und betont die weitere Anwendung des Schreibens zur „Verwendung von Mikrofilmaufnahmen zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten“ vom 01.02.1984 (BMF v. 01.02.1984 – S 0318 BStBl 1984 I 155, NWB-Dok. VAAAA-76945).

GoBS: Anpassungsbedarf nach 20 Jahren technische Entwicklung

Grund für die Überarbeitung der bisher geltenden Regelungen waren gesetzliche, technische und organisatorische Entwicklungen in den letzten 20 Jahren seit Veröffentlichung der GoBS, die eine Anpassung der bisherigen Regelungen an den aktuellen technischen Stand notwendig gemacht haben.

Entstehungsgeschichte GoBD anders als bei GoBS

Die Entstehungsgeschichte der GoBD weicht insofern von der der GoBS ab, als die GoBD unmittelbar durch das BMF erarbeitet wurden. Die GoBS waren demgegenüber seinerzeit durch die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) in Zusammenarbeit von Wirtschaft, Verbänden und Finanzverwaltung entwickelt und durch das BMF veröffentlicht worden.

GoBIT der AWV fand keine Verwendung

Der durch die AWV vorgelegte Entwurf eines Nachfolgeschreibens zu den GoBS, die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei IT-Einsatz“ (GoBIT), wurde hingegen von der Finanzverwaltung nicht übernommen; die letzte Entwurfsfassung der GoBIT mit Stand 13.10.2012 sowie weitere Informationen können auf der Seite der AWV nachgelesen und abgerufen werden.

Welchen Sinn und Zweck erfüllen die GoBD?

GoBD berücksichtigen den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik

Die Finanzverwaltung hatte dem Umstand Rechnung getragen, dass die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen ganz oder teilweise unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet werden (Tz. 1).

Auch die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form geführt (z. B. als Datensätze).

Darüber hinaus werden in den Unternehmen zunehmend die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form (z. B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt (Tz. 2).

GoBD will (außer-)Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für das Steuerrecht nutzbar machen

Die Finanzverwaltung weist in ihren GoBD darauf hin, dass bereits nach § 140 AO die außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, auch für das Steuerrecht zu erfüllen sind und also für das Steuerrecht nutzbar gemacht werden können (Tz.3).

Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten

Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich insbesondere aus den Vorschriften der §§ 238 ff. HGB und aus den dort bezeichneten handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Für einzelne Rechtsformen ergeben sich flankierende Aufzeichnungspflichten z. B. aus §§ 91 ff. Aktiengesetz, §§ 41 ff. GmbH-Gesetz oder § 33 Genossenschaftsgesetz.

Des Weiteren sind zahlreiche gewerberechtliche oder branchenspezifische Aufzeichnungsvorschriften vorhanden, die gem. § 140 AO im konkreten Einzelfall für die Besteuerung von Bedeutung sind, wie z. B. Apothekenbetriebsordnung, Eichordnung, Fahrlehrergesetz, Gewerbeordnung, § 26 Kreditwesengesetz oder § 55 Versicherungsaufsichtsgesetz.

Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten

Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich sowohl aus der Abgabenordnung (z. B. §§ 90 Absatz 3, 141 bis 144 AO) als auch aus Einzelsteuergesetzen (z. B. § 22 UStG, § 4 Absatz 3 Satz 5, § 4 Absatz 4a Satz 6, § 4 Absatz 7 und § 41 EStG) (Tz. 4).

GoBD will erweiterte Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten durch Nutzung elektronischer Unterstützungssysteme für das Steuerrecht nutzbar machen

Insbesondere die Nutzung elektronischer Unterstützungssysteme, z.B. Bestell- und Kassensysteme, Registrierkassen, Fahrtenbücher, Rechnungsprogramme, Warenwirtschaftssysteme u.a. führt zu erweiterten Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, die für steuerliche Zwecke nutzbar gemacht werden können:

  • So hat der BFH in seinen viel beachteten Apotheker-Urteilen vom 16.12.2014 – Az. X R 42/13 (BStBl 2015 II S. 519), Az. X R 29/13 und Az. X R 47/13, in denen es um das Zugriffsrecht der Betriebsprüfung auf die Warenwirtschaftssysteme von Apotheken ging, entschieden, dass die Finanzverwaltung im Rahmen der Prüfung auch auf freiwillig geführte Aufzeichnungen zugreifen darf, wenn diese für die Besteuerung relevant sind. Dem Datenzugriff unterliegen danach grundsätzlich auch die Daten aus vorgeschalteten Systemen oder Nebensystemen. Dies sei jedenfalls dann der Fall, wenn die in einem Vorsystem – wie einem elektronischen Kassensystem – erzeugten (steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen) Daten in verdichteter Form in das eigentliche Buchführungssystem übergeben werden.
  • In einem anderen Urteil des BFH vom 25.3.2015 – Az. X R 20/13 (BStBl 2015 II S. 743) ging es um die (Un-)Zulässigkeit von Hinzuschätzungen der Einnahmen im Rahmen eines Zeitreihenvergleichs. Eher nebenbei, aber doch recht deutlich hatte der BFH entschieden, dass das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse (Zählprotokolle) gleichstehe. Zudem seien die Betriebsanleitungen im Rahmen der Betriebsprüfung vorzulegen.
  • Und bereits 2004 hat der BFH in seinem Urteil vom 26.02.2004 – Az. XI R 25/02 (BStBl 2004 II S. 599) entschieden, dass auch ein Taxi-Unternehmer als nicht buchführungspflichtiger Gewerbetreibende verpflichtet sei, seine Betriebseinnahmen gemäß § 22 UStG i.V.m. §§ 63 bis 68 UStDV einzeln aufzuzeichnen. Nach Auffassung des Gerichts seien die im Taxigewerbe erstellten Schichtzettel gemäß § 147 Abs. 1 AO 1977 aufzubewahren. Sie genügen den sich aus der Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 AO) ergebenden Mindestanforderungen.

Betriebsprüfung erwartet Revisionssicherheit aller Vor-, Haupt- und Nebensysteme

In einer Betriebsprüfung wird seither die Revisionssicherheit aller im Unternehmen eingesetzten elektronischen Systeme (sogenannte Vor-, Haupt- und Nebensysteme), die zeitnahe Aufzeichnung und Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle, das Vorhandensein einer gepflegten Verfahrensdokumentation (VerfDok) sowie die Existenz eines geeigneten internen Kontrollsystems (IKS) erwartet und hinterfragt.

Dabei stellt sich in vielen Fällen heraus, dass längst nicht alle Selbständige, Unternehmer, Mitarbeiter und Steuerpflichtige hinreichend sensibilisiert sind und die GoBD nicht oder zu wenig ernst nehmen. Und das kann sie richtig teuer zu stehen kommen!

Abgesehen davon, dass eine nicht ordentlich geführte Belegablage unnötig viel Zeit für’s Suchen wichtiger Informationen und Dokumente verschwendet, vergeudet eine ungeordnete Ablage auch in anderer Weise Ressourcen:

Um erheblichen Ärger mit der Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden, wird der Steuerpflichtige daher viel Zeit und Geld bei der Aufarbeitung seiner Buchführung und Ablage aufwenden müssen, um fehlende Belege, Dokumente und andere wichtige Nachweise zu suchen oder zusammenzutragen, als Zweitschrift oder Eigenbeleg anzufertigen oder gar von seinen Geschäftspartnern noch einmal einzufordern. Denn …

„(bei Nichtbefolgung der GoBD) … drohen nicht nur steuerrechtliche Nachteile, die sich in Gestalt von Schätzungen und Verzögerungsgeldern manifestieren. Darüber hinaus könnten sie Haftungsfälle für GmbH-Geschäftsführer begründen, die nicht nur zu Zahlungen an die Gesellschaft, sondern auch zu einer Entbindung der Geschäftsführer von ihren Pflichten aufgrund von Verstößen gegen die Sorgfaltspflicht führen können.“

Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens mit Verweis auf Goldshteyn / Thelen in DB vom 15.05.2015, Heft 20, S. 1126 –133]

Es dürfte ohnehin schwierig sein, nicht laufende geführte Bücher und Aufzeichnungen im nachhinein GoBD-konform zu erstellen. Denn die GoBD verlangt die vollständige, zeitgerechte und geordnete laufende Erfassung aller Geschäftsvorfälle, nachgewiesen durch geeignete Belege, zumindest in Grundbüchern.

Eine andere Frage ist natürlich, ob es rein faktisch noch gelingen kann, Bücher und Aufzeichnungen im Nachhinein zu erstellen, wenn z.B. Geschäftspartner durch Tod, Liquidation oder Insolvenz vom Markt verschwunden sind und daher für Auskünfte oder Unterstützung nicht mehr zur Verfügung stehen.

Was ist der wesentliche Inhalt der GoBD?

Grundprinzipien der GoBD bauen auf den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) auf

GoBD bedeutet: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

BMF v. 28.11.2019, BStBl. I S. 1269

Die Finanzverwaltung verweist in ihren GoBD auf die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und leitet hieraus die GoBD für steuerliche Zwecke ab.

Sie verlangt also vom Steuerpflichtigen bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform nach den GoBD die Einhaltung folgender Grundprinzipien:

I. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

  1. Nachvollziehbarkeit durch Belegprinzip: Keine Buchung ohne Beleg
  2. Nachprüfbarkeit durch progressive Nachprüfbarkeit
  3. Nachprüfbarkeit durch retrograde Nachprüfbarkeit
  4. Nachprüfbarkeit durch aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation
  5. Erfordernis: Lesbarkeit von elektronischen Unterlagen

II. Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

  1. Einzelaufzeichnungspflicht
  2. Vollständigkeit
  3. Richtigkeit
  4. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  5. Ordnung und
  6. Unveränderbarkeit

Beweiskraft von Buchführung und Aufzeichnungen, Darstellung von Beanstandungen durch die Finanzverwaltung

Nach § 158 AO sind die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entsprechen, der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden.

Werden Buchführung oder Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen im Einzelfall durch die Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung beanstandet, so ist durch die Finanzverwaltung der Grund der Beanstandung in geeigneter Form darzustellen. (Tz. 11)

Schlussfolgerung für die Praxis: Es sollte der Ehrgeiz eines jeden Steuerpflichtigen darin bestehen, dem Betriebsprüfer keinen Grund zu einer Beanstandung zu geben. Denn es liegt auf der Hand, dass eine gepflegte Buchführung und eine geordnete Ablage zu den essentiellen Aufgaben eines jeden Selbständigen, Freiberuflers und Unternehmers gehört und daher die Beachtung der GoBD viel Sinn macht.

Weitere gewichtige Forderungen der GoBD

Verantwortung liegt beim Steuerpflichtigen

Hervorzuheben ist die Klarstellung (Tz. 21), dass die Verantwortung für die Einhaltung dieser Grundsätze alleine beim Steuerpflichtigen liegt. Gemeint sind dabei nicht nur buchführungspflichtige Personen oder Gesellschaften, sondern alle steuerpflichtigen Personen, die zu Aufzeichnungen und Aufbewahrung verpflichtet sind.

GoBD regelt Grundprinzipien der Aufbewahrung und Speicherung

In der GoBD werden nur Grundprinzipien der Aufbewahrung und Speicherung geregelt. Die Frage, welche Informationen wie lange aufbewahrt werden müssen und damit verbunden die Frage, ob eine entsprechende Aufbewahrungsdauer überhaupt erforderlich ist, ergeben sich nicht aus der GoBD selbst, sondern aus dem Handelsgesetzbuch oder aus den Steuergesetzen.

Vor- und nachgelagerte Systeme bekommen in der Betriebsprüfung mehr Gewicht

Zu erwarten war und ist, dass in einer Betriebsprüfung künftig verstärkt vor- und nachgelagerte elektronische Systeme wie Kassen, Waren- und Materialwirtschaft, Auftragssteuerung, Zahlungsverkehr, Fakturierung, Zeiterfassung, Schriftverkehr (Office-Programme), Archive und Dokumentenmanagementsysteme, Fahrtenbücher etc. einbezogen werden.

Ein besonderes Augenmerk dürfte daher besonders auch auf der Existenz und Pflege einer aktuellen Verfahrensdokumentation (VerfDok) (Tz. 151-155) und eines wirkungsvollen internen Kontrollsystems (IKS) liegen (Tz. 100-102), um die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Tz. 145-150) bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform nach den GoBD sicherzustellen.

Grundsatz: Technologie-Neutralität

Die GoBD machen auch keine Vorgaben zur Technik oder Standards (Tz. 110) oder zur Zertifizierung und Software-Testaten (Tz. 179-181), da die Auswahl geeigneter Systeme dem Steuerpflichtigen obliegt und eine gesetzliche Vorgabe wegen der Dynamik des technischen Fortschritts auch nicht sinnvoll erscheint.

Die Finanzverwaltung fordert in ihren GoBD jedoch vom Steuerpflichtigen besondere Vorkehrungen zur Einhaltung der Datensicherheit (Tz. 103 – 106). So verlangt sie vom Steuerpflichtigen, dass er sein DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen hat. Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig und kann im schlimmsten Fall verworfen werden.

Ganz besonders wichtig ist die Anforderung an die Unveränderbarkeit von Daten, die das Erfordernis der Protokollierung aller Änderungen nach sich zieht; dies ist auf geeignete Weise sicherzustellen und die Kontrolle zu dokumentieren. (Tz. 107-112).

Die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung und Gewährleistung der Unveränderbarkeit von Daten ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (Tz. 106 mit Verweis auf Tz. 151 – 155). Die konkrete Ausgestaltung der Beschreibung ist dabei abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

Verfahrensdokumentation als Einstieg in Qualität und Ausdruck der Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen

Es lohnt sich daher in jedem Fall, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und sich zu bemühen, die eingesetzten Programme und Systeme möglichst genau zu beschreiben. Denn, …

… soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. (Tz. 155)

Zu guter Letzt wird noch einmal klargestellt, dass die Finanzbehörde das Recht hat, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff (Tz. 158-178) zu prüfen. Die GoBD erläutern den Umfang und Ausübung des Rechts der Finanzverwaltung auf Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 AO) und betonen die Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen im Rahmen einer Außenprüfung (§ 200 Abs. 1 Satz 2 AO).

Diese Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen wurden durch das Plattformen-Steuertransparenz-Gesetz (PStTG) vom 20.12.2022 noch einmal verschärft:

Ab Januar 2023 führt die Mitwirkungsverzögerung des Steuerpflichtigen (§ 200a Abs. 2 Satz 1 AO) in einem qualifizierten Mitwirkungsverlangen der Finanzverwaltung (§ 200a Abs. 1 AO) zur Festsetzung eines Mitwirkungsverzögerungsgeld von bis zu 25.000 €.

Schlussfolgerung für die Praxis: Es empfiehlt sich, die GoBD ernst zu nehmen, den technischen Fortschritt für sich zu nutzen und alles daran zu setzen, die in den GoBD zusammengestellten Anforderungen der Finanzverwaltung bei der Auswahl und dem Einsatz geeigneter Hardware und Software zu berücksichtigen und die Einhaltung durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen.

Aktuelle Entwicklungen zu den GoBD, insbesondere unter Berücksichtigung von Bargeschäften

Hier sei nur kurz auf drei wichtige Gesetzgebungsverfahren hingewiesen, die seit 2016 die GoBD konkretisiert und verschärft haben:

Fazit: GoBD gibt Hinweise und Erläuterungen für viele Einsparungspotentiale

Wer das Schreiben vom 28.11.2019 zu den GoBD oberflächlich liest, wird feststellen, dass diese nicht allzu viele Neuerungen enthalten. Denn weite Teile der Regelungen befinden sich bereits in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7.11.1995, den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16.7.2001 und den Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung. So enthielt auch schon die „alte“ GoBS in Tz. 6 die Aufforderung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Aber nicht nur die technische Entwicklung schreitet voran, sondern auch die Gesetzgebung hat sich verändert. Daher lohnt sich auch für dich der gründliche Blick und die intensive Auseinandersetzung mit den GoBD.

Es sprechen mindestens drei gewichtige Gründe für eine intensivere Auseinandersetzung mit den GoBD:

  • Die neuen Regelungen haben gewichtige Auswirkungen auf alle Geschäftsprozesse in der Buchhaltung sowie auf alle damit einhergehenden Aufbewahrungspflichten; sie bestimmen das Führen der Bücher und Aufzeichnungen, die Art und Weise, wie Geschäftsvorfälle erfasst und verbucht werden und welche Belege und Dokumente wie lange und in welcher Form wo aufzubewahren sind.
  • Es gibt erhebliche Einsparungspotentiale und Hinweise auf geltende Erleichterungen bei Einsatz moderner Technik (Hardware, Software und geeignete Schnittstellen) und der Implementierung organisatorischer Maßnahmen für eine GoBD-konforme Belegverarbeitung im Rahmern moderner Dokumentenmanagementsystemen.
  • Das Fehlen einer obligatorischen Verfahrensanweisung und das Fehlen zugehöriger Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen, wie z. B. nach Durchführung einer Lücken- oder Mehrfachbelegungs-Analyse üblich, können Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Grundaufzeichnungen und den auf ihr beruhenden Büchern und Aufzeichnungen aufkommen lassen. Dies gilt es unbedingt zu vermeiden, damit das Unternehmen eine gute Risikoeinstufung durch das Risikomanagement der Finanzverwaltung erhält.

Ziel muss es also sein, eine gute Bewertung durch das Risikomanagement der Finanzverwaltung zu erhalten und keinen Ärger bei einer Betriebsprüfung zu bekommen.

Quelle: BMF vom 14.11.2014, BStBl I S. 1450, ersetzt durch BMF vom 28.11.2019 zu GoBD; Artikel aktualisiert und fortgeschrieben in 02/2023

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