Wie muss eine Bewirtungsrechnung aussehen?

von Monika Wyrobisch | aktualisiert am 10.03.2023

Inhaltsverzeichnis

Wie muss ein Bewirtungsrechnung aussehen?

Wie muss eine Bewirtungsrechnung aussehen? Welche inhaltlichen Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine Bewirtungsrechnung – nun auch unter Berücksichtigung des Einsatzes elektronischer Kassensysteme – zum Bewirtungskostenabzug führt?

Das BMF hat hierzu ein ausführliches Schreiben veröffentlicht und damit wichtige Anhaltspunkte für die Nachweisvoraussetzungen gegeben.

Die Finanzverwaltung geht nun mit Ihren Forderungen noch einmal über die gesetzlichen Bestimmungen hinaus und fordert „maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen“, wenn der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 KassenSichV einsetzt.

BMF vom 30. Jun. 2021, BStBl. I S. 908 ersetzt BMF vom 21. Nov. 1994, BStBl. I S. 855

Wir nehmen das Schreiben zum Anlass, den richtigen Umgang mit Bewirtungsrechnungen näher zu beleuchten, damit der Bewirtungskostenabzug gelingt.

Welche gesetzlichen Regelungen gelten für den Betriebsausgabenabzug?

Der beschränkte Bewirtungskostenabzug (§§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2, Abs. 7 EStG)

Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erfordert nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG vom Steuerpflichtigen einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung, also Grund der Aufwendungen, sowie die Höhe der Aufwendungen.

Zudem müssen die Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 7 EStG aufgezeichnet werden.

Angaben zu Ort, Tag und Höhe in Bewirtungsrechnung

Die Angaben Ort, Tag und Höhe ergeben sich in der Regel aus der Bewirtungsrechnung.

Zusätzliche Angaben zu Teilnehmern und Anlass im Bewirtungsbeleg

Die Angaben zu den Teilnehmern müssen hingegen vom Aussteller der Rechnung hinzugefügt und vom Gastgeber um aussagefähige Angaben zu dem (geschäftlichen) Anlass der Bewirtung schriftlich ergänzt werden.

Zeitnahe Aufzeichnung erforderlich

Die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben zu den Teilnehmern müssen zeitnah gemacht werden; das Ausfüllen des Vordrucks erst nach Ablauf des Geschäftsjahres genügt nicht.

vgl. BFH vom 25. März 1988 – III R 96/85 – BStBl II S. 655

Unterschrift des Steuerpflichtigen auf Bewirtungsbeleg

Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.

Das Fehlen der Unterschrift wie auch das Fehlen des Namens des Bewirtenden wurde vom Gericht bemängelt wie auch der Umstand, dass die bewirteten Personen und der Anlass der Bewirtung nicht hinreichend konkret aufgeführt waren. Damit waren die gesetzlichen Mindestanforderungen nicht erfüllt, so dass ein wesentliches Tatbestandsmerkmal für den Betriebsausgabenabzug fehlte.

vgl. BFH vom 15. Januar 1998 – IV R 81/96 – BStBl II S. 263

Die Bewirtungsrechnung muss den Anforderungen des § 14 UStG genügen

Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung als Fremdbeleg beizufügen. Auf dem Eigenbeleg genügen Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG, R 4.10 Abs. 8 Satz 2 EStR). Die Rechnung muss, soweit im Folgenden nichts Anderes geregelt ist, den Anforderungen des § 14 UStG genügen (R 4.10 Abs. 8 Satz 8 EStR).

Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV sind zulässig

Eine Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss nach § 33 UStDV mindestens folgende Angaben enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  2. das Ausstellungsdatum,
  3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
  4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Handschriftliche Bewirtungsrechnungen genügen nicht den Anforderungen der Finanzverwaltung

Die Rechnung über die Bewirtung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein.

Gegen eine Forderung dieser Verwaltungsanweisung hat sich das FG Berlin-Brandenburg (Urteil vom 8.11.2021 – 16 K 11381/18, EFG 2022 S. 575, NZB eingelegt, BFH-Az.: VI B 3/22) gewandt und es bleibt abzuwarten, wie der BFH entscheidet.

Beispiel für einen Bewirtungsbeleg (Eigenbeleg)

Mit diesem Formular kannst du entstandene Bewirtungsaufwendungen vollständig und auf einfache Art und Weise in deinem Rechnungseingangsbuch erfassen.

Im Einzelnen können hier dokumentiert werden:

  • Datum / Ort der Bewirtung
  • Bewirtete Personen
  • Anlass/Art der Bewirtung
  • Buchungsvermerke
Beispiel für einen Bewirtungsbeleg (NWB-Dok. LAAAE-52065, Stand 01/2023)

Achte darauf, dass du diesen Beleg zusammen mit der Bewirtungsrechnung in deiner Buchführung als Nachweis der Bewirtungsaufwendung einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben erfasst und aufbewahrst.

Welche Inhalte muss eine Bewirtungsrechnung haben?

Das BMF hat mit Schreiben vom 30. Juni 2021 dargelegt, was für die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben zu beachten ist.

Nr.InhaltBeschreibung
1.Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb) enthalten. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV). Den Anforderungen ist genügt, wenn sich auf Grund der in der Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift eindeutig feststellen lassen (§ 31 Abs. 2 UStDV)
2.Steuernummer oder Umsatzsteuer-IdentifikationsnummerDie Rechnung muss die dem leistenden Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen.
3.AusstellungsdatumDie Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen.
4.RechnungsnummerDie Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen. Verpflichtende Angaben nach § 6 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), wie z. B. die Angabe einer Transaktionsnummer, bleiben unberührt
5.LeistungsbeschreibungDie Rechnung muss zu der Bewirtungsleistung die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten. Dies gilt auch für Kleinbetragsrechnungen. Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wie sie für umsatzsteuerliche Zwecke ausreichen (§ 31 Abs. 3 UStDV), genügen für den Betriebsausgabenabzug nicht. Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen; die Angabe „Speisen und Getränke“ und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z. B. „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch nicht zu beanstanden.
6.Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung)Für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen muss der Leistungszeitpunkt 3 (Tag der Bewirtung) angegeben werden. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen. Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum z. B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus.
7.RechnungsbetragDie Rechnung muss den Preis für die Bewirtungsleistungen enthalten. Ein ggf. vom bewirtenden Steuerpflichtigen zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, gelten für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen die allgemeinen Regelungen über die Feststellungslast, die beim bewirtenden Steuerpflichtigen liegt. Der Nachweis kann z. B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird.
8.SteuersatzDie Rechnung muss das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt enthalten: Dies ist nur möglich, wenn das Entgelt für die (steuerpflichtige) Bewirtungsleistung getrennt vom (i.d.R. steuerfreien) Trinkgeld und der jeweilige Steuersatz auf der Bewirtungsrechnung aufgeführt ist.
9.Name des BewirtendenNach R 4.10 Absatz 8 Satz 4 EStR muss die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten; dies gilt nicht, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro nicht übersteigt. Es bestehen jedoch bei einem Rechnungsbetrag über 250 Euro keine Bedenken, wenn der leistende Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.
Inhalt der Bewirtungsrechnung, Quelle: Rn. 2 bis 9, BMF vom 30. Jun. 2021, BStBl. I S. 908 ersetzt BMF vom 21. Nov. 1994, BStBl. I S. 855

Welche Besonderheiten gelten bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion

Bewirtungsrechnung muss maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein

Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 KassenSichV, werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt.

Der Bewirtungsbetrieb ist in diesen Fällen nach § 146a Absatz 2 AO verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen.

TSE-Beleg mit Rechnungsbetrag bis 250 € ist als ordnungsgemäße Rechnung anzuerkennen

Der zu erstellende Beleg, der die Angaben gemäß § 6 KassenSichV enthält, stellt bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG i. V. m.
§ 33 UStDV dar.

Kein Betriebsausgabenabzug bei handschriftlich oder nur maschinell erstellte Rechnung

Rechnungen in anderer Form, z. B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nach § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 KassenSichV nicht; die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Finanzverwaltung gewährt Vertrauensschutz

Der bewirtende Steuerpflichtige kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte
Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR-Codes dargestellt werden.

Was passiert bei Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Fällt die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) aus, darf nach AEAO zu § 146a
Nr. 7.2 und 7.3 das elektronische Aufzeichnungssystem weiterbetrieben werden, wenn der
Ausfall auf dem Beleg z. B. durch eine fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung ersichtlich ist.

Für einen entsprechend ausgestellten Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsausgabenabzug grundsätzlich zulässig, weil er den Ausfall und damit die Existenz der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) dokumentiert.

Erleichterung bei konsequenter Ablehnung unbarer Zahlungen durch den Bewirtungsbetrieb

Werden Bewirtungsleistungen

  • zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung in Rechnung gestellt und
  • unbar bezahlt (z. B. bei der Bewirtung eines größeren Personenkreises im Rahmen einer geschlossenen Veranstaltung) oder
  • sind in dem bewirtenden Betrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich,

gewährt die Finanzverwaltung eine Erleichterung.

Die Vorlage eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, der die Angaben nach § 6 KassenSichV beinhaltet, ist dann nicht zwingend erforderlich. In diesem Fall ist der Rechnung nur der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung beizufügen.

Erleichterung bei Ausgabe von Verzehrgutscheinen

Werden für Gäste eines Unternehmens Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage die Besucher auf Rechnung des Unternehmens in einem Bewirtungsbetrieb bewirtet werden, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine aus.

Digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und –belege

Hier gibt die Finanzverwaltung einen wichtigen Hinweis, wie sie sich die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen von Bewirtungsaufwendungen vorstellt.

Es gilt Folgendes:

  • Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert (digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg).
  • Die erforderliche Autorisierung ist durch den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten; die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.
  • Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen
    bereits in digitaler Form übermittelt werden (digitale Bewirtungsrechnung).
  • Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).
  • Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung (Fremdbeleg) verbunden werden.
  • Eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) ist zulässig. Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung angebracht werden.

Die Nachweiserfordernisse des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 und 3 EStG sind als erfüllt anzusehen, wenn

  • der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,
  • der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,
  • das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird,
  • der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,
  • das erstellte Dokument – in Fällen des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 3 EStG zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen gegenseitigen Verweis) – oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und
  • bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269, insbesondere Rzn. 36 ff., 45 ff., 58 ff., 107 ff., 125 ff., 130 ff., 136 ff. und 156 ff.) erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben (Rz. 151 ff. der GoBD) werden.

Bewirtungen im Ausland

§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG unterscheidet nicht, ob die Bewirtung im Inland oder im Ausland stattgefunden hat. Die dort genannten Anforderungen gelten daher auch bei Auslandsbewirtungen. Die Anforderungen der R 4.10 Absatz 5 bis 9 EStR sind grundsätzlich auch bei Bewirtungen im Ausland zu erfüllen.

Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht.

Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.

Anwendungsregel

Das BMF hat mit Schreiben vom 30. Juni 2021 dargelegt, was ihrer Ansicht nach für die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben zu beachten ist. [vgl. BMF vom 30. Jun. 2021, BStBl. I S. 908 ersetzt BMF vom 21. Nov. 1994, BStBl. I S. 855].

Hierzu gibt es bereits eine erste Auseinandersetzung vor Gericht, denn es fehlt eine gesetzliche Regelung für die Vorgaben der Finanzverwaltung [FG Berlin-Brandenburg v. 8.11.2021, BHF VI B 3/22]. Der Ausgang des Gerichtsverfahrens ist offen, daher empfehle ich dir, die Vorgaben der Verwaltung einzuhalten.

Dieses Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 21. November 1994 (BStBl I S. 855) und
ist in allen offenen Fällen mit der Maßgabe anzuwenden, dass die im jeweiligen Veranlagungszeitraum maßgeblichen Betragsgrenzen des § 33 UStDV zu beachten sind.

Zum 01. Januar 2023 sind wichtige Übergangsregelungen ausgelaufen: Bis dahin war der Betriebsausgabenabzug auch zulässig, wenn die ausgestellten Belege über Bewirtungsaufwendungen nicht die nach der KassenSichV geforderten Angaben enthielten.

Führen die Regelungen in diesem Schreiben über die nach der KassenSichV geforderten Angaben hinaus im Vergleich zu den Regelungen im Schreiben vom 21. Nov. 1994 zu erhöhten Anforderungen an die Nachweisführung, sind diese verpflichtend erst für Bewirtungsaufwendungen vorauszusetzen, die nach dem 1. Juli 2021 an.

Fazit

Während es im Beitrag „Wann sind Bewirtungskosten abzugsfähig“ vor allem um den Begriff der Bewirtungsaufwendungen und die materiellen Voraussetzungen für die Berücksichtigung der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben ging, wird in diesem Beitrag deutlich, wie wichtig der Finanzverwaltung die Einhaltung der formalen und inhaltlichen Voraussetzungen ist.

Werden Bewirtungsrechnungen mit einem elektronischen Kassensystem in einem Bewirtungsbetrieb erstellt, knüpft die Finanzverwaltung besondere Nachweispflichten an den Betriebsausgabenabzug des einladenden Steuerpflichtigen.

Es wird sehr deutlich, dass die Finanzverwaltung die Einhaltung der GoBD erwartet:

Der Grundsatz der Technologieneutralität wird zugunsten der besseren Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, dem ersten wichtigen Grundprinzip der GoBD, vernachlässigt. Und auch die Erwartung, das zweite grundlegende Prinzip der GoBD, die Forderung nach Ordnungsmäßigkeit (Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung sowie die hiermit einhergehende Einzelaufzeichnungspflicht) einzuhalten, kommt nicht überraschend.

Die Hinweise darauf, wie sich die Finanzverwaltung eine vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen für Bewirtungsaufwendungen vorstellt und eine entsprechende Dokumentation des Prozesses in der Verfahrensdokumentation sind daher hilfreich.


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