Kurzdefinition
Die GoBD legen fest, wie du deine Buchführung digital so führst, dass sie nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar ist. Sie beschreiben Anforderungen an Prozesse, Systeme und Dokumentation – nicht an einzelne Software.
Juristische Definition (mit Quelle)
Die Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form ergeben sich aus den §§ 145–147 Abgabenordnung (AO) und werden im BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, BStBl I S. 1502, konkretisiert.
Die Abkürzung GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Fachliche Einordnung
Die GoBD bilden den verbindlichen Rahmen für die digitale Buchführung in Deutschland. Sie betreffen nicht nur eingesetzte Software, sondern dein Verfahren: Wie Belege erfasst, geprüft, verbucht, dokumentiert und archiviert werden. Die Qualität der Buchführung ergibt sich aus Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und einer vollständigen, prozessorientierten und verständlichen Verfahrensdokumentation.
Bedeutung für Selbstständige und kleine Unternehmen
Du richtest deine Buchführung so ein, dass Belege, Buchungssätze und Dokumente nachvollziehbar sind und nicht unbemerkt verändert werden können.
Wenn dieses Verfahren nicht stimmt, kann die Betriebsprüfung deine Buchführung verwerfen und Hinzuschätzungen vornehmen – selbst dann, wenn inhaltlich alles korrekt war.
Praxisbeispiel
Du erhältst eine Eingangsrechnung als PDF.
Statt sie umzubenennen oder irgendwo abzulegen, wird sie:
- geordnet erfasst,
- unverändert archiviert,
- mit einem Buchungssatz verknüpft,
- und in deinem System nachvollziehbar dokumentiert.
So kann eine sachkundige Person später den Vorgang vollständig nachvollziehen.
Quellen
- BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, aktualisiert am 14.07.2025
- §§ 145–147 AO