Kategorie: eRechnungsverarbeitung

Die eRechnungsverarbeitung, auch elektronische Rechnungsverarbeitung genannt, bezeichnet den gesamten Prozess der Erstellung, Übermittlung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen in elektronischer Form.
Ziel ist es, den herkömmlichen, papierbasierten Prozess der Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren, um Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Fehler zu minimieren. Die wesentlichen Aspekte der eRechnungsverarbeitung sind:

1. **Erstellung der eRechnung**:
– Verwendung von Software zur Generierung elektronischer Rechnungen in standardisierten Formaten (z.B. PDF, XML, ZUGFeRD, XRechnung).
– Einbindung relevanter Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Beträge und Steuern.

2. **Übermittlung der eRechnung**:
– Elektronischer Versand der Rechnung per E-Mail, über elektronische Datenaustauschsysteme (EDI) oder spezielle eRechnungsplattformen.
– Nutzung von sicheren Übertragungskanälen und Protokollen zur Gewährleistung der Integrität und Authentizität.

3. **Empfang und Erfassung der eRechnung**:
– Automatischer Empfang und Erfassung eingehender eRechnungen durch das ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem.
– Nutzung von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zur Erkennung und Erfassung relevanter Rechnungsdaten bei nicht-strukturierten Formaten.

4. **Prüfung und Freigabe**:
– Automatisierte oder manuelle Prüfung der Rechnung auf inhaltliche und formale Korrektheit.
– Workflow-gestützte Freigabeprozesse, die Genehmigungen und Freigaben durch zuständige Mitarbeiter oder Abteilungen beinhalten.

5. **Buchung und Zahlung**:
– Automatisierte Buchung der Rechnungsdaten in das Finanzbuchhaltungssystem.
– Vorbereitung und Durchführung der Zahlung unter Berücksichtigung von Zahlungszielen und Skonti.

6. **Archivierung**:
– Gesetzeskonforme Archivierung der eRechnung in elektronischen Archiven für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist.
– Gewährleistung der Zugänglichkeit und Lesbarkeit der eRechnung über die gesamte Aufbewahrungsdauer.

7. **Integration und Interoperabilität**:
– Anbindung der eRechnungsverarbeitung an andere Systeme und Prozesse, wie z.B. Warenwirtschaftssysteme, Lieferantenportale und Bankensysteme.
– Sicherstellung der Kompatibilität mit nationalen und internationalen Standards und Anforderungen.

Durch die eRechnungsverarbeitung können Unternehmen den Rechnungsprozess beschleunigen, die Genauigkeit verbessern, manuelle Eingriffe reduzieren und Transparenz sowie Compliance erhöhen.